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Erstellung einer Ehemaligen Datenbank mit PHP und MySQL - Teil 1: Einführung (Update: Version 1.3)

Das Skript erstellt mit PHP und MySQL eine Datenbank in der sich ehemalige Schüler eintragen und nach Mitschülern suchen können. In einem Adminstrationsbereich können Sie die Datenbank anlegen und verwalten, einen Newsletter verschicken oder aber alle Einträge exportieren.

Eine Ehemaligendatenbank bietet die exzellente Möglichkeit, den Kontakt zu vielen ehemaligen Schülern zu erhalten: Ehemalige Schüler finden Kontaktdaten anderer Schüler. Ferner können Sie per Newsletter über wichtige Ereignisse an der Schule berichten. Dadurch bleibt die Schule auch nach der Schulzeit weiterhin ein fester Bestandteil vieler ehemaliger Schüler aus denen zukünftige Eltern werden können.


Kurzüberblick über die Funktionen des Ehemaligen-Skripts:

  1. Ehemalige Schüler können sich über ein einfaches Formular in die Datenbank eintragen.
  2. Besucher können nach Ehemaligen suchen und erhalten z.B. die Email-Adresse zur Kontaktaufnahme.
  3. Schutz gegen Spam durch Bestätigung eines Eintrages per Email.
  4. automatisches Anlegen der Tabelle für die Ehemaligendaten
  5. Löschen sämtlicher Ehemaligendaten (Leeren der Tabelle)
  6. Löschen der Tabelle in der Datenbank
  7. Entfernen noch nicht aktivierter Einträge, ausgenommen der letzten 5
  8. Versenden eines Newsletter
  9. Ausgabe der Daten, csv-Kompatibel
  10. beliebig durch Vorlagen an das Design Ihrer Schulhomepage anpassbar


1. Einführung

Das Arbeiten mit dynamischen Internetseiten, also das Trennen von Layout und Inhalt, stellt, einmal eingerichtet, eine wesentliche Erleichterung für den Webmaster da, da Abläufe automatisiert werden können. Die Funktionsweise der vorliegenden Skripts ist wie folgt:

Eintragen in die Ehemaligendatenbank

In die Internetseite der Schule wir eine Seite mit einem Anmeldeformular eingebaut, welches den Benutzer zur Angabe seiner Daten (Geburtsname, Nachname, Vorname, Abschlussjahrgang und eMail-Adresse) auffordert. Dieses Formular kann völlig frei gestaltet werden, mehr dazu unter Punkt 3. Das Ehemaligen-Skript legt nach Absenden der Daten durch den Benutzer einen neuen, vorläufigen Eintrag in der Datenbank an und sendet zeitgleich eine eMail an den Benutzer. In dieser eMail wir der Benutzer aufgefordert, einem in der Mail enthaltenen Link zu folgen, um seinen Eintrag in die Datenbank zu bestätigen. Auf diese Weise kann effektiv verhindert werden, dass Spam-Einträge in die Datenbank gelangen.

Zugriff auf die Ehemaligendatenbank

Der Zugriff auf die (öffentliche) Datenbank geschieht über ein Suchformular (frei gestaltbar, siehe Punkt 3), in das der Besucher der Internetseite einen Suchbegriff, z.B. Jahrgang, eingeben kann. Das Kombinieren mehrerer Kriterien ist nicht möglich. Nach Abschicken der Suchanfrage werden dem Besucher die Suchergebnisse präsentiert, auch diese Seite kann frei gestaltet werden.

Administration der Ehemaligendatenbank

Ein simples Administrationstool steht im Unterverzeichnis „admin“ des Ehemaligendatenbank-Ordners zur Verfügung. Weitere Infos unter Punkt 7.
Für weitergehende Verwaltungsaufgaben empfiehlt sich das Tool „phpMyAdmin“.


2. Wichtige Hinweise

Der Autor des Skriptes haftet nicht für Datenverlust etc., der durch den Einsatz des Skriptes auftritt. Es empfiehlt sich, eine Datensicherung (sowohl Datenbank als auch Dateien) durchzuführen, bevor man das Skript einsetzt.
Das Unterverzeichnis „admin“ beherbergt eine Reihe von Funktionen, die unbefugten nicht zugänglich gemacht werden sollten. Das Verzeichnis kann zwar umbenannt werden, sollte aber besser mit einem Passwort versehen werden. Meist gibt es in den Konfigurations-Utilities des Webspace-Providers eine Option, Verzeichnisse mit einem Passwort zu versehen. Alternativ können Sie auch selbst das Verzeichnis mit einer .htaccess schützen, sofern dies Ihr Provider zulässt. Eine Anleitung hierfür finden Sie hier.


3. Voraussetzungen

Um die Datenbank einrichten zu können werden Anforderungen sowohl an das Serversystem als auch an den Webmaster gestellt.


Serversystem

Für die Verwendung der Ehemaligendatenbank muss der Server PHP und mySQL unterstützen. Ferner muss eine Datenbank existieren, in der der mySQL-Benutzer das Recht besitzt, Tabellen anzulegen.


Webmaster

Folgende Begriffe sollten dem Webmaster nicht fremd sein: mySQL, Datenbank, Tabelle, Formular, Eingabefelder. Ebenso sind grundlegende HTML-Kenntnisse erforderlich.

Teil 1: Einführung | Teil 2: Design | Teil 3: Konfiguration | Teil 4: Download

 

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