Software Tools Useful For Schools

Inwieweit eine Bereitstellung schulinterner Daten im Internet prinzipiell (also trotz eventuell eingerichteter Zugangsbeschränkungen wie z.B. Passwörter) mit den jeweiligen Datenschutzbestimmungen des betroffenen Bundeslandes vereinbar sind, muss jede Schulleitung für sich selbst prüfen. Die hier vorgestellte Software speichert (zwangsläufig) schülerbezogene und dienstliche Daten auf einem Server, der nicht in einem abgesicherten (Landes-)Intranet, sondern im „freien“ Internet steht.

Anzumerken sei hier, dass die dienstlichen Daten, die für die Abwesenheitsmeldungen und das Online-Informationssystem gespeichert werden müssen, ausschließlich auf einem Server im lokalen Netzwerk (Intranet) der jeweiligen Schule gespeichert werden. Vor allem bezogen auf das Abwesenheits-Meldesystem sei auf die Anmerkungen bei diesen Modulen hingewiesen. Für das Online-Anmeldesystem sind die obigen Aussagen richtig. Allerdings handelt es sich hierbei ausschließlich um die Anmeldedaten der Schülerinnen und Schüler.

Einmal im Jahr findet an allen Schulen das Anmeldeverfahren statt. Sehr zur „Freude“ der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Schulsekretariats, die dann tage- und manchmal wochenlang damit beschäftigt sind, die Anmeldedaten hunderter Schülerinnen und Schüler in das Schulverwaltungsprogramm einzugeben. Das bindet Kapazitäten und führt häufig zu einer Arbeitsüberlastung. Erschwerend kommt hinzu, dass handschriftliche Angaben auf den Anmeldebögen teilweise schlecht zu lesen und manchmal nur durch aufwändige Rückfragen zu ermitteln sind.

Hier schafft das Programm zur Online-Anmeldung Abhilfe!

Schülerinnen und Schüler bzw. deren Erziehungsberechtigte geben online per Internet in eine Maske die Anmeldedaten ein, die dann automatisiert in kürzester Zeit in das Schulverwaltungsprogramm übernommen werden. Dadurch entfällt die lästige und zeitaufwändige „Massenarbeit“ für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Schulsekretariats.

Mit diesen Modulen halten Sie Ihre Schülerinnen und Schüler sowie Lehrerinnen und Lehrer „auf dem Laufenden“. Nach einer Benutzer-Authentifizierung (durch Benutzernamen und Passwort) erfolgt der Zugriff per Internet auf den aktuellen Stundenplan, den aktuellen Terminplan der Schule und den aktuellen Vertretungsplan.

Zum Anzeigemodul für den Vertretungsplan gehören neben der Online-Version zwei schulinterne Module:

1.In den Lehrerzimmern wird eine scrollbare Liste, sortiert nach Lehrerkürzeln, angezeigt.

2.An allgemein zugänglichen Stellen in der Schule (z.B. im Eingangsbereich, in der Caféteria … ) wird eine automatisch scrollende Liste, sortiert nach Klassenkürzeln, publiziert.

Damit kann der Ausdruck und der Aushang der Vertretungspläne an verschiedenen Stellen in der Schule entfallen. Der stets aktuelle Vertretungsplan wird über die ent­sprechenden Bildschirme (s.o.) veröffentlicht.

Die „Vertretungsplaner“ können nur auf der Basis von Abwesenheitsmeldungen aktiv werden. In der Regel gehen die Krank- und anderen Abwesenheitsmeldungen von Kolleginnen und Kollegen im Schulsekretariat ein. Von dort werden sie i.d.R. per Telefon oder handschriftlicher Notizen weitergeleitet. Diese Art der Kommunikation hat sich in der Praxis als unzweckmäßig erwiesen, vor allem zu Zeiten mit erhöhtem Krankenstand (z.B. Grippewelle). Mit den Modulen des Abwesenheits-Meldesystems kann dieser Vorgang wesentlich effizienter gestaltet werden. Im Schulsekretariat läuft das Modul zur Erfassung der Abwesenheiten, gleichzeitig arbeitet das Modul zur Anzeige der Abwesenheiten im Vertretungsbüro. Die Meldungen des Sekretariats gelangen nun auf elektronischem Wege und verzögerungsfrei in das Vertretungsbüro. Das permanente Telefonklingeln sowie das Hin-und Herlaufen zwischen dem Sekretariat und dem Vertretungsbüro entfallen.

Immer dann, wenn Mechanismen automatisiert werden und wenn die zuvor dafür menschlichen Kontakte durch Computerkommunikation ersetzt werden, kann es passieren, dass aufgrund der „unpersönlichen“ Handhabung eine gewisse moralische Hemmschwelle sich nach unten hin verändert. Das sich-krank-Melden ist nun ohne die bohrenden Fragen von Schulleiter oder Sekretärin möglich, eine Angabe von Gründen kann „vergessen“ werden - kurz: dem inneren Schweinehund wird es mit solchen Automatismen durchaus einfacher gemacht. Ob das immer im Interesse einer Schule, einer Schulleitung, einem menschlichen und verantwortungsvollen Miteinander (das in einer Schule ja gelehrt und gelebt werden muss, da Eltern diese Vermittlung nachgewiesenermaßen immer mehr vermissen lassen) und einem reibungslosen Betrieb ist, muss die Erfahrung zeigen, die zu diesem System bisher leider noch fehlt.

Auch hierzu eine Anmerkung: Diese Module laufen nur zur schulinternen Weiterleitung der Abwesenheitsmeldungen vom Sekretariat zum Vertretungsplaner. Krankmeldungen gehen natürlich weiterhin telefonisch bei der Schulleitung bzw. dem Sekretariat ein.

Weiterhin: ALLE vorgestellten Module (von der Online-Anmeldung bis zum Abwesenheitssystem) laufen - seit ca. 1 Jahr - zur vollsten Zufriedenheit der Kolleginnen und Kollegen sowie der Schülerinnen und Schüler an der Schule, an der ich selbst tätig bin.

Eine Demo-Version aller Module finden Sie unter: schul-information.de.