Ein digitales Klassenbuch macht den Schulalltag viel einfacher, da es schnell, übersichtlich sowie überall Informationen bietet. Dieser Vergleich testet die 5 besten digitalen Klassenbücher und stellt ihre Vor- und Nachteile ausführlich vor.
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Was ist ein digitales Klassenbuch?
Ein digitales Klassenbuch ist ein Software-Ersatz für das Klassenbuch aus Papier zur Unterrichtsdokumentation. Es ermöglicht die komplette digitale Organisation und Dokumentation des Schultags. Dazu gehören digitale Stundenpläne, Vertretungen und Anwesenheitserfassung. Dies vereinfacht die Prozesse für die Lehrkräfte und gewährleistet die Sicherheit der Informationen. Es bietet die Anbindung an die Schulverwaltung, das Erfassen und Auswerten von Schüler-Fehlzeiten oder die Integration von Stundenplänen. Lehrerinnen und Lehrer nutzen das digitale (elektronische) Klassenbuch über Computer, Tablets oder eine App.
Warum ein digitales Klassenbuch im Schulalltag?
Ein digitales Klassenbuch ist eine enorme Erleichterung im Schulalltag, da es viele benötigte Informationen schnell und übersichtlich liefert. Es hat gegenüber einem Klassenbuch aus Papier u. a. diese Vorteile:
direkte Anbindung an die Schüler-Verwaltungssoftware
schnelle und einfache Auswertung von Fehlzeiten und anderen Informationen durch die Integration einer "Schülerliste", die es ermöglicht, Anwesenheiten zu kontrollieren und unentschuldigte Abwesenheiten zu verfolgen
einfacher Zugriff auf aktuellen Stundenplan und Vertretungsplan
Die Preise für ein digitales Klassenbuch variieren stark nach Funktionsumfang und Anbieter:
Schulmanager Online: 387 Euro pro Jahr für eine komplette Schule pro Schuljahr mit beliebig vielen Schülern
edjufy: 588 Euro Grundgebühr plus 1,08 Euro je Schüler pro Schuljahr für alle Module
EduPage: bis 200 Schüler: 699 Euro pro Schuljahr; 201-500 Schüler: 799 Euro pro Schuljahr; 501-800 Schüler: 899 Euro pro Schuljahr; 801-1000 Schüler: 1.099 Euro pro Schuljahr für alle Module
WebUntis: Grundmodul plus Klassenbuchmodul: bis 250 Schüler: 749 Euro pro Schuljahr, bis 700 Schüler: 1498 Euro pro Schuljahr; bis 1500 Schüler: 1850 Euro pro Schuljahr
Schüler + Eltern: Einsicht von Noten + Bemerkungen
Schüler + Eltern: Einsicht von Noten + Bemerkungen
Schüler, Eltern + Lehrer: Übersicht der Prüfungstermine
Schüler + Eltern: Einsicht von Noten + Bemerkungen
keine
App
iOS und Android
iOS und Android
in Planung
iOS und Android
iOS und Android
Design
exzellent
hervorragend
modern und übersichtlich
bunt und übersichtlich
schlicht und übersichtlich
Preis
ca. 2-3 Euro pro Schüler/Jahr
auf Anfrage
348€ + 1,08€ pro Schüler/Jahr
ab 699 Euro/Jahr
387€/Jahr und Schule
Vorteile
höchste Standards, sehr ausgereift + schülerorientiert, exzellentes Hilfe-Center
höchste Standards, sehr ausgereift, sehr viele Kommunikationsfunktionen, Hausaufgaben-Chat mit Lehrer
Intelligente Vorschläge zur Vereinfachung des Alltags, günstiges Gesamtsystem, schnelle Funktionserweiterung, sehr schnelle Ladezeiten, sehr übersichtlich
ein System, Preis für alle Module, Preise online einsehbar, günstiges Gesamtsystem
Festpreise pro Modul unabhängig von der Schülerzahl;
Nachteile
Preis: ca. 2-3€/Schüler pro Schuljahr, Nachfragen-Funktion kann zu hoher Erwartungshaltung an Lehrer führen
Preis nur auf Anfrage, Nachfragen-Funktion kann zu Erwartungshaltung an Lehrer führen
Funktionen teilweise noch in Entwicklung
Nachfragen-Funktion kann zu Erwartungshaltung an Lehrer führen, buntes Design wirkt stellenweise unübersichtlich
kein Feedback zu Hausaufgaben möglich; nur grundlegende Kommunikationsmöglichkeiten
Besonderheiten und weitere Module
Teil eines Kommunikationssystems mit 5 sehr umfangreichen Modulen
Teil eines Kommunikationssystems mit enorm vielen Funktionen
Intelligente Vorschläge: unterstützt bei fehlenden oder fehlerhaften Informationen; reduziert Arbeitsaufwand
Teil eines Kommunikationssystems mit sehr vielen Funktionen
Teil eines Verwaltungssystems mit 23 Modulen
Digitale Klassenbücher im Vergleich
Test und Vergleich der fünf besten digitalen Klassenbücher. Zuerst wird das Unternehmen sowie das meistens vorhandene gesamte Schulverwaltungs-System vorgestellt. Anschließend werden die Funktionen des jeweiligen "Digitalen Klassenbuchs" ausführlich beschrieben und anschließend bewertet.
Ein gutes, digital geführtes Klassenbuch sollte diese Funktionen bieten:
Unterrichtsstoff: Lehrstoff-Eintrag und Einsicht
Fehlzeiten und Verspätungen: Krankmeldung durch Erziehungsberechtigte und Übersicht von entschuldigten sowie unentschuldigten Schülerfehlzeiten. Lehrer können Verspätungen und Entschuldigungen eintragen und sehen.
Bemerkungen und Hinweise: für einzelne Schüler oder die ganze Klasse Bemerkungen eintragen und sehen
Sitzplan: ansehen und ändern
Hausaufgaben: Hausaufgaben eintragen und Schüler können diese sehen.
Stundenplan und Vertretung: für Klasse oder einzelnen Schüler
Datenschutz: Webhosting mit ISO-Zertifikat, Serverstandort in Deutschland mit deutschem Recht. Volle Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Schulform und Schulsystem: spezielle Funktionen, die in einem Schulsystem oder einer Schulform (wie Grundschule oder Gymnasium) benötigt werden
Zur besseren Vergleichbarkeit wird die Funktionalität eines Klassenbuch-Tools nach Möglichkeit so angepasst, dass möglichst alle sieben Funktionen nutzbar sind.
WebUntis
WebUntis ist die Schulverwaltungssoftware der Untis GmbH aus Österreich. Die Schulverwaltungssoftware ist eine umfassende webbasierte Lösung zur Vereinfachung und Modernisierung des Schulalltags. Bereits über 26.000 Schulen im deutschsprachigen Raum nutzen die Schulsoftware von Untis. Das am meisten benutzte Produkt ist die Untis Stunden- und Vertretungsplanung, wodurch viele Schulen ebenso auf WebUntis umsteigen.
Digitales Klassenbuch WebUntis
Alle Untis-Produkte sind ISO 27001:2013 zertifiziert und laufen datenschutzkonform nach der DSGVO in einem Rechenzentrum in Deutschland oder Österreich. WebUntis läuft auf allen internetfähigen Endgeräten und umfasst diese Module:
Dashboard: persönliche Informationen als Übersicht für Schüler oder Lehrer
Mitteilungen: Elternbriefe, wichtige Ankündigungen und mehr
Stundenplanung: online erstellen und optimieren, Eingabe-Assistent für Grunddaten, Kriterien und Unterrichtsbedingungen, automatische Optimierung und manuelle Anpassung
Vertretungsplanung: Vertretungsplanung mit Anzeige bei allen betroffenen Personen, Kommunikation mit Lehrerinnen und Lehrern, ob sie Vertretung übernehmen
Klassenbuch: alle Funktionen eines herkömmlichen Klassenbuchs, Lehrstoff und Bemerkungen zu Schülern eintragen, (un)entschuldigte Fehltage und Verspätungen erfassen und auswerten, PDF-Export und Ausdruck
Termin: Raumbuchung
Sprechtag: Elternsprechtag vorbereiten, Online-Anmeldung für Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler einladen und Termine anpassen, Veröffentlichung von Terminen und Räumen
Sprechstunde: Schnelle und einfache Anmeldung zu Sprechstunden
Messenger: Schnelle und einfache Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen sowie Schülerinnen und Schülern, Gruppenverwaltung, Kommunikation unter Schülerinnen und Schülern nur mit Einsicht der Lehrerinnen und Lehrer, Dateien und Fotos teilen
Alle Module sind frei kombinierbar, wobei immer das Grundmodul WebUntis die Basis ist.
Funktionen des Moduls WebUntis Klassenbuch
Das WebUntis-Modul "Klassenbuch" umfasst viele hilfreiche Funktionen für den Schulalltag. Diese sind nach Personengruppen geordnet:
Ansichten: Ansichten und Funktionen für Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler sowie Erziehungsberechtigte, Schulverwaltung und Administratoren
Lehrkräfte: Unterrichtsstoff eintragen und offene Stunden bearbeiten, Sitzpläne, Abwesenheit eintragen, Abwesenheiten von Schülern einsehen, bearbeiten und entschuldigen, Befreiungen, Klassenbucheinträge, Hausaufgaben, Sitzpläne, Berichte, Klassendienste, Raumbuchungen, Druckfunktion
Schüler und Erziehungsberechtigte: Abwesenheit melden und Entschuldigungen zur Unterschrift drucken, Abwesenheiten, Befreiungen, Hausaufgaben, Einträge, Klassendienste und Noten einsehen
Verwaltung: Abwesenheiten von Schülern einsehen, bearbeiten und entschuldigen, Raumbuchungen, Notfallliste eintragen
Administration: Verwaltung von Klassen, einzelnen Schülerinnen und Schülern, Schülergruppen, Schülerlisten, Schülerdaten, Fächer, Fachgruppen, Abwesenheitsgründe, Befreiungsgründe, Entschuldigungsstatus, Eintragskategorien und -gruppen, Prüfungsarten, Prüfungssperren, Lehrformen, Dienste, Notenschemen, Anrechnungsgründe, Klassenbuch-Einstellungen, Automatischer Entschuldigungseintrag in WebUntis
Stundenplan: für Klasse oder einzelnen Schüler
Datenschutz: ISO 27001 zertifiziertes Webhosting, Serverstandort in Deutschland mit deutschem Recht. Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Endgeräte: funktioniert auf jedem internetfähigen Endgerät
Fehlzeitenübersicht im WebUntis Klassenbuch
WebUntis digitales Klassenbuch - Bewertung
Vorteile:
klare Orientierung an Personengruppen wie Schule & Erziehungsberechtigte oder Lehrkräfte
extrem einfache Bedienung
übersichtlich
hervorragendes Design
ausgereift: Untis-Software wird in über 26.000 Schulen genutzt
viele Detail-Funktionen, wie z. B. Klassendienste und Sitzpläne
funktioniert auf allen Geräten mit Internetanschluss
Das WebUntis digitale Klassenbuch integriert sich nahtlos in die marktführende Stundenplansoftware Untis. Wie auch bei Untis gibt es fast nichts, was Webuntis nicht kann. Mein persönlicher Eindruck ist jedoch, dass die Software fast "zu viele" Funktionen hat. Ich durfte an einer 90-minütigen Live-Vorführung teilnehmen. Hierbei zeigte Webuntis seine enormen Möglichkeiten. Menschen, die gerne bis ins letzte Detail Informationen und Statistiken sammeln und auswerten, werden hier mit Sicherheit glücklich. Das System ist insgesamt sehr als Verwaltungssoftware gedacht und realisiert. Vorteil ist ebenso, dass alles nahtlos und schnell funktioniert und die Integration von beispielsweise Schild NRW keine Probleme bei Import und Export verursacht.
Nachteil, aber das ist mein ganz persönlicher Eindruck, ist aus meiner Sicht die überladene Benutzeroberfläche. WebUntis kann gefühlt alles, aber orientert sich bei der Benutzerführung am Programm und der Sachlogik, aber weniger am Benutzer. Oft hatte ich das Gefühl, mich nicht intuitiv zurechtzufinden und dass das Programm einfach zu viele Möglichkeiten bieten, die mich weniger unterstützen, als viel mehr verwirren.
Einen deutlich intuitiveren Eindruck hinteließ im Gegensatz dazu eine 90-minütige Live-Vorführung des digitalen Klassenbuchs von Schulmanager Online.
WebUntis in Schulplattform IServ
Über 5.000 Schulen in Deutschland nutzen die webbasierte Schulplattform IServ für Kommunikation, Organisation des Schulalltags und Unterricht. Seit 2021 werden viele Funktionen des WebUntis digitalen Klassenbuchs in IServ integriert. Dadurch kann das digitale Klassenbuch WebUntis bequem über IServ genutzt werden. Mit Hilfe eines "SingleSignOn" können Sie mit nur einem Login sowohl WebUntis als auch IServ nutzen.
Das Schul-Webportal SWOP
SWOP ist das preisgekrönte Schul-Webportal der SmartKomm GmbH aus Potsdam. SWOP entstand 2010 mit dem Ziel, eine "webbasierte Kommunikationsplattform" für alle Personen an einer Schule zu erschaffen: Lehrer, Schüler, Schulleitung, Sekretariat oder Eltern können jederzeit und von überall ihnen zugehörige Informationen eintragen oder einsehen.
Das gesamte SWOP-System ist datenschutzkonform nach der DSGVO. Es läuft auf jedem internetfähigen Endgerät und umfasst mehrere Module:
Noten: Erfassung und Auswertung von Schüler-Noten
Klassenbuch: Unterrichtsdokumentation, Hausaufgaben, Verspätungen und Bemerkungen. Fehlzeiten-Meldung durch Eltern und -Übersicht für Lehrer.
Live: Plattform für Audio- und Videokonferenzen
Post: Kommunikationssystem für Schulen
HomeWork: Hausaufgaben erstellen, einsehen, einreichen und kontrollieren. Rückfragen im Hausaufgaben-Chat stellen und beantworten.
Website: moderne, schicke und sichere Schulwebsite
Billboard: Ersatz für Ablagen, Aushänge oder abgeheftete Ausdrucke. Informationen wie Essensplan, Stundenplan, Vertretungsplan, Hausordnung, Busfahrpläne und vieles mehr.
Alle Module sind frei kombinierbar.
SWOP-Funktionen des digitalen Klassenbuchs
Das Modul Klassenbuch umfasst bei SWOP viele hilfreiche Funktionen für den Schulalltag:
Unterrichtsstoff: Klassenbucheinträge und Einsicht
Fehlzeiten und Verspätungen: Meldung durch Eltern und Übersichten für Lehrer, Entschuldigungen eintragen und unentschuldigte Stunden einsehen
Bemerkungen: für einzelne Schüler eintragen und einsehen
Kursteilnehmer: ansehen und ändern
Sitzplan: ansehen und ändern
Hausaufgaben: erstellen, einsehen, einreichen und kontrollieren
vier Ansichten: eigener Schulalltag, bestimmte Unterrichtsstunde, bestimmte Klasse oder bestimmter Schüler
Stundenplan: für Klasse oder einzelnen Schüler
Vertretung: mit einem Klick erhält Vertretungslehrer alle Informationen für Vertretungsunterricht
Datenschutz: ISO zertifiziertes Webhosting, Serverstandort in Deutschland mit deutschem Recht. Volle Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Darüber hinaus volle Erfüllung der landes- und bundesspezifischen, datenschutzrechtlichen Vorgaben für Schulen beispielsweise für Schul-Prüfungen.
Endgeräte: funktioniert auf jedem internetfähigen Endgerät
Eltern: optional erhalten Eltern Einsicht in die Informationen zu ihrem Kind
Sprachen: Deutsch und Englisch
Kurzanleitung für das digitale Klassenbuch von SWOP als Video:
Swop Bewertung
Vorteile:
alle notwendigen Funktionen zu Vereinfachung des Schulalltags integriert
sehr einfache Bedienung
hervorragende Übersichten
vielfach bewährt und in Schulen eingesetzt
ausgereift, da SWOP seit über 10 Jahren weiterentwickelt wird
schülerorientiert: Schüler sehen Stundenplan plus Informationen wie Hausaufgaben, Vertretungen, Raumänderung usw.
Schüler können im Klassenbuch Hausaufgaben sehen, im Chat mit dem Lehrer Fragen stellen und Fotos per Smartphone hochladen
Ansichten sind auf den aktuellen Benutzer anpassbar. So erhält ein Schüler die für ihn gerade relevanten Informationen, genauso wie z. B. der Klassenlehrer oder Vertretungslehrer
exzellentes Design
funktioniert auf allen Geräten mit Internetanschluss
Webhosting mit "Zwillings-Server", der im Hintergrund sofort einen ausgefallenen Server ersetzt
höchste Standards bei Datenschutz, Sicherheit und Umsetzung
Das digitale Klassenbuch ist Bestandteil eines umfassenden Ökosystems für die Kommunikation in Schule. Mit SWOP benötigt eine Schule nur ein System zur Digitalisierung.
Nachteile:
Preise nur auf Anfrage
Nachfragen-Funktion kann zu hoher Erwartungshaltung an die Lehrer führen. Hierfür muss die Schule eine klare Regelung finden.
Hilfe, Support, Demo und Testzugang
kostenloser Testzugang für alle Module für 3 Monate
Support & Hilfe: E-Mail, Telefon, persönlicher Supportassistent
Preis, Rabatt und Website
Den Preis für das SWOP-Modul "Digitales Klassenbuch" erhalten sie auf Anfrage. Über den nachfolgenden Button erhalten Sie kostenlos ein unverbindliches Angebot mit 10 Prozent Rabatt auf alle Module:
edjufy ist die Schulverwaltungssoftware der edjufy GmbH aus München. edjufy umfasst viele hilfreiche Funktionen zur Entlastung aller Personen im Schulalltag. Auf diese Weise reduziert edjufy den Verwaltungsaufwand in der Schule spürbar.
Das Digitale Klassenbuch von edjufy
Das gesamte Kommunikations- und Verwaltungssystem ist datenschutzkonform nach der DSGVO und läuft in einem schnellen Rechenzentrum von T-Systems in Deutschland. Es funktioniert auf allen Endgeräten mit Browser und Internetanschluss und umfasst diese Module:
Corona Test Dokumentation: Einfach und ohne technische Vorkenntnisse kann eine rechtssichere Testdokumentation und die notwendige Protokollierung vollautomatisch erstellt werden.
Digitaler Elternbrief per E-Mail: Per E-Mail können Eltern einfach und zuverlässig informiert werden. Dabei gibt ein "Ampelsystem" Rückmeldung, ob die Email zugestellt und geöffnet wurde.
Online-Entschuldigung: Eltern haben die unkomplizierte Möglichkeit, die Schule mit nur wenigen Klicks über das (krankheitsbedingte) Fernbleiben ihres Kindes zu informieren. Dadurch wird das Sekretariat der Schule entlastet und alle Krankmeldungen können zentral gesammelt und ausgewertet werden.
Digitales Klassenbuch: Das digitale Klassenbuch erfasst die behandelten Unterrichtsthemen, Prüfungsankündigungen sowie Fehlzeiten von Schülerinnen und Schülern. Abwesenheiten werden automatisch mit vorliegenden Entschuldigungen abgeglichen.
Fehlzeiten-Management: Fehlzeiten und Entschuldigungen werden zusammengetragen. Information bei Abweichungen und Anomalien, diverse Auswertungsmöglichkeiten und Export in Drittsysteme wie zum Beispiel einen Notenmanager.
Prüfungskalender: Termine für Leistungsüberprüfungen verwalten und planen. Eltern erhalten als Kalenderfeed Zugang zu den Prüfungsterminen.
Schulkalender: Zentrale Kalenderanwendung für alle Termine, sichtbar oder editierbar für Klassengruppen, die gesamte Schule oder nur für das Kollegium. Mit flexibler Rechteverwaltung.
Hausaufgaben: Auf Wunsch klassenweise die Hausaufgaben aus dem digitalen Klassenbuch den Schülerinnen und Schülern sowie Erziehungsberechtigten zugänglich machen.
Antrag auf Beurlaubung: Die Schnittstelle zum Prüfungskalender zeigt Ihnen im Genehmigungsvorgang für eine Beurlaubung direkt angekündigte Leistungsnachweise.
Elternsprechtag: Elternsprechtage von der Einladung bis hin zu spontanen Absagen am Veranstaltungstag planen und verwalten.
Raum- und Ressourcenbuchung: Geräte, Räume oder z. B. Tabletkoffer bequem buchen und verwalten.
Direktnachrichten: Nachrichtenmodul für die verschlüsselte Kommunikation mit einzelnen Personen. Datenschutzkonforme Lösung als Alternative zu unverschlüsselten E-Mails oder Chat-Nachrichten.
Elterngespräche: Terminvereinbarung von Lernentwicklungsgesprächen. Lehrkräfte können flexibel die teilnehmenden Schülerinnen und Schüler sowie Eltern definieren und Terminvorschläge erstellen, aus denen die Eltern dann wählen können.
Digitale Schulanmeldung: Mit edjufy können Sie ein interaktives Formular erstellen, welches alle benötigten Felder zur digitalen Schulanmeldung bereits enthält.
360-Grad Schüler*innen Ansicht : Auf einen Blick alle relevanten und in edjufy verfügbaren Daten für eine Schülerin oder einen Schüler wie z. B. Fehlzeiten, Entschuldigungen, Elternbriefe oder Einträge im Klassenbuch
Sprechstundenbuchung: Erstellen Sie als Lehrkraft ihren Sprechzeiten-Plan. Eltern können diesen sehen und eine unverbindliche Termin-Anfrage stellen.
Dokumente: Dokumente, Formulare und Vorlagen in einer individuell einstellbaren Ordnerstruktur und einem umfassenden Berechtigungskonzept online zur Verfügung stellen
Digitale Einwilligungsverwaltung: Widerrufbare und unwiderrufbare Einwilligungen z. B. für Fotos in einem Zeitungsartikel oder andere DSGVO-Vorgänge bequem organisieren.
edjufy gibt es immer nur mit allen Modulen. Schulen müssen deshalb zusätzliche Funktionen nicht hinzukaufen.
edjufy-Funktionen des digitalen Klassenbuchs
Das digitale Klassenbuch von edjufy bietet Ihnen sehr umfangreiche Funktionen zur Vereinfachung des Schulalltags:
Unterrichtsstoff: Bequeme und übersichtliche Eingabe und Verwaltung der Unterrichtsinhalte, Ausgabe von fehlenden Inhalten als Übersicht für Klassenlehrer.
Prüfungskalender: Termine für Leistungsüberprüfungen eintragen, verwalten und mit anderen Fachlehrern abstimmen. Eltern erhalten als Kalenderfeed Zugang zu den Prüfungsterminen.
Fehlzeiten-Management: Eltern können ihre Kinder online krank melden, Entschuldigungen einreichen und Urlaubsanträge stellen. Per Mausklick kann die Lehrkraft basierend auf den Online-Entschuldigungen und Beurlaubungen eine Anwesenheitskontrolle durchführen. Information bei Abweichungen und Anomalien, diverse Auswertungsmöglichkeiten und Export in Drittsysteme wie zum Beispiel einen Notenmanager.
Hausaufgaben: Hausaufgaben einfach eintragen und einsehen. Dateien für Hausaufgaben als Anhänge zur Verfügung stellen. Auf Wunsch können die Hausaufgaben aus dem digitalen Klassenbuch den Schülerinnen und Schülern sowie Erziehungsberechtigten zugänglich gemacht werden.
Raum- und Ressourcenbuchung: Geräte, Räume oder beispielsweise Tabletkoffer bequem buchen, verwalten und die aktuelle Nutzung einsehen.
360-Grad Schüler*innen Ansicht : Auf einen Blick alle relevanten und verfügbaren Daten für eine Schülerin oder einen Schüler wie z. B. Fehlzeiten, Entschuldigungen, Elternbriefe oder Einträge im Klassenbuch.
Sprechstundenbuchung: Lehrkräfte erstellen ihren Sprechzeiten-Plan. Eltern können diesen sehen und eine unverbindliche Termin-Anfrage stellen.
Dokumente: Dokumente, Formulare und Vorlagen in einer individuell einstellbaren Ordnerstruktur und einem umfassenden Berechtigungskonzept für eine Klasse online zur Verfügung stellen.
Digitale Einwilligungsverwaltung: Widerrufbare und unwiderrufbare Einwilligungen zum Beispiel für Fotos in einem Zeitungsartikel oder andere DSGVO-Vorgänge bequem organisieren.
Bemerkungen und Hinweise: Für einzelne Schüler oder die ganze Klasse können Disziplinar-Einträge oder Notizen zum Tag eingetragen und gesehen werden.
Private Notizen: Lehrkräfte können für Ihren Unterricht oder ihre Klasse private Notizen erstellen, die nur von der eintragenden Lehrkraft gesehen werden können.
In Planung:
Sitzplan: Mit Namen und Verlinkung zu allen Daten des jeweiligen Schülers.
Stundenplan und Vertretungsplan: als Import aus anderen Systemen.
Notenverwaltung: auf Wunsch mit Freigabe für Eltern sowie Schülerinnen und Schülern zu einem wählbaren Stichtag.
Das digitales Klassenbuch von edjufy mit Unterstützung der virtuellen Assistentin Emma
edjufy Klassenbuch - Bewertung
Vorteile:
Intelligente Vorschläge: Macht Vorschläge bei fehlenden oder fehlerhaften Informationen, unterstützt vor allem dann, wenn der Datenimport oder die Dateneingabe zu aufwendig ist; hiermit wird Arbeit oft schneller erledigt als aufwendig Daten zu importieren, zu suchen oder einzugeben
Entwicklung der Software mit folgendem Leitgedanken: was erleichtert den Arbeitsalltag der Schule am meisten - Datenimport, Dateneingabe, intelligente Vorschläge zur einfachen Problemlösung, oder etwas völlig anderes?
hervorragende Vernetzung der Daten zwischen den Modulen: Informationen werden zwischen Modulen ausgetauscht und zur Vereinfachung sowie Auswertung intelligent genutzt.
extrem kurze Ladezeiten auch bei Lastspitzen beispielsweise zwischen 7.30 und 8.30 Uhr
sehr übersichtlich, klar strukturiert und exzellente Bedienung
sehr einfache Möglichkeiten Übersichten über Schüler und Klassen in einer "360-Grad-Ansicht" zu erhalten
sehr schnelle Weiterentwicklung und Verbesserung der Funktionen nach Benutzerwünschen
Preis gilt für alle Funktionen und Module von edjufy
funktioniert auf jedem Endgerät mit Browser und Internetanschluss
Emma: Virtuelle Assistentin zur Problemlösung mit virtuellen Touren
Gewinner des B.DiGiTAL - Bayrischer Digitalpreis 2021
Nachteile:
Einige Funktionen wie Import von Stundenplan und Vertretungsplan oder Integration eines Sitzplans sind noch in der Entwicklung.
App noch in Planung; aber positiv: mit der App sollen Daten auch offline eingegeben werden können, die dann in das System hochgeladen werden, sobald eine Internetverbindung besteht.
Keine Online-Dokumentation.
Hilfe, Support, Demo und Testzugang
Sie können edjufy für mehrere Monate kostenlos testen.
Support: E-Mail, Telefon und virtuelle Assistentin Emma: geführte Touren
Demo: Einen kostenfreien und unverbindlichen Demo-Termin erhalten Sie über www.edjufy.com/de/termin.
Preis und Website
Der Preis für die gesamte edjufy Plattform setzt sich aus zwei Komponenten zusammen:
Der Gesamtpreis für 500 Schüler für ein Jahr liegt beispielsweise bei 588€ Grundgebühr plus (500 Schüler x 1,08 Euro) = 1.128 Euro
EduPage
EduPage ist die Schulverwaltungssoftware der Dr. Josef Raabe Verlags-GmbH. EduPage umfasst Funktionen für viele organisatorische Aufgaben – vom digitalen Klassenbuch über Kommunikation bis zum Stunden– und Vertretungsplan. Alle Funktionen sind ohne Zusatzkosten zur Vereinfachung der Schulprozesse untereinander verknüpft.
Das gesamte Modul-System ist datenschutzkonform nach der DSGVO und läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland. Es funktioniert auf allen internetfähigen Endgeräten und umfasst diese Module:
E-Learning: Lernkarten, Online-Hausaufgaben, Tafelbilder, Online-Tests, Übersicht, wer welche individuelle Förderung braucht.
Hausaufgaben: Hausaufgaben planen, vergeben und kontrollieren. Inhalte wie Aufgaben oder Buchseiten mit Schülern teilen. Erziehungsberechtigte über nicht gemachte Hausaufgaben direkt aus der App informieren.
Vertretungsplan: Vertretungsplan erstellen bequem von zu Hause aus. Änderungen sind für alle online und in der App sichtbar und werden automatisch in das elektronische Klassenbuch übernommen.
Digitales Klassenbuch: Das digitale Klassenbuch ist immer auf einem Smartphone oder Tablet abrufbar. Anwesenheiten einfach kontrollieren - im Klassenzimmer oder auf einem Schulausflug
Noten & Bewertungen: Bewertungen und Noten direkt in EduPage eingeben, Auswertung von Schüler-Noten
Terminverwaltung: alle Schultermine in einem einheitlichen System, automatische Information über den Terminkalender an Schüler, Eltern und Kollegen
Auswertungen & Statistiken: Übersicht über Schülerabwesenheiten, Statistiken von Schülerdaten für das Bundesland mit Übernahme direkt in die Formulare der Länder
Unterrichtsvorbereitung: individuellen Lehrpläne anlegen und mit echten Unterrichtsinhalten ergänzen.
Schulhomepage: in wenigen Schritten eine eigene Schulhomepage mit dem Baukastensystem erstellen
Sekretariat: Erfassung der Abwesenheiten über das Sekretariat
Alle Module sind in EduPage immer mit dabei, Schulen müssen zusätzliche Funktionen nicht hinzukaufen.
EduPage-Funktionen des Digitalen Klassenbuchs
Das digitale Klassenbuch von EduPage bietet sehr umfangreiche Funktionen zur Vereinfachung des Schulalltags:
Unterrichtsstoff: Klassenbucheinträge und Einsicht, fehlende Einträge bei Unterrichtsdokumentation werden angezeigt, Inhalte des Curriculums können vorher angelegt werden, der dann in Stunde eingetragen wird
Fehlzeiten und Verspätungen: Absenz-Übersichten von Schülern mit Anzeige unentschuldigt oder entschuldigt, Absenzenverwaltung durch Lehrer, Eltern können ihre Kinder krank melden, Sekretariat kann Abwesenheit eintragen, immer aktuelle Information, welche Schüler gerade in Ihrem Unterricht sein sollen
Kursteilnehmer: ansehen und ändern
Klassenarbeiten: Termine für Klassenarbeiten und Klausuren koordinieren
Hausaufgaben: Lehrer können Hausaufgaben erstellen und einsehen
Stundenplan: für Klasse oder einzelnen Schüler
Anzeige: nur Informationen, die die jeweilige Person betreffen, wie z. B. Klassenlehrer, Vertretungslehrer usw., Anzeige nach Schülergruppen, nicht nach Klassen, z. B. wenn sich eine Klasse für Latein und Französisch teilt
Vertretungen: alle Informationen für Vertretungsunterricht im Blick: Klasse, Sitzplan und Aufgaben, Fachlehrer kann Notizen für den Vertretungslehrer hinterlassen, mit jedem neuen Vertretungsplan aktualisiert sich die Vertretungsübersicht: Lehrer, Räume, Aufgaben
Datenschutz: Serverstandort in Deutschland mit deutschem Recht sowie Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Endgeräte: funktioniert auf jedem internetfähigen Gerät
Erziehungsberechtigte und Schüler: erhalten Einsicht in die Informationen zu ihrem Kind / sich selbst
Stundenplan-Import von anderen Systemen, z. B. Untis
Nachteile:
Design ist stellenweise zu bunt, sodass darunter die Übersicht leidet
Hilfe, Support, Demo und Testzugang
Sie können alle Module für 3 Monate gratis testen.
Support: Webinare, Video-Tutorials, exzellente Dokumentation über help.edupage.org, E-Mail und Telefon
Preis und Website
EduPage kostet 700 Euro pro Schuljahr für 200 Schüler, 900 Euro ab 501 Schüler, 1.100 Euro ab 801 Schüler und 1.400 Euro ab 1001 Schüler. Bei den Preisen ist bereits die Stundenplanungs-Software "Stundenplan-Online" integriert. Sie können aber auch die Stunden- und Vertretungsplanung eines anderen Programms nutzen.
Schulmanager Online ist die Schulverwaltungssoftware der Schulmanager Online GmbH aus München. Die Schulmanager-Software umfasst 23 Module, die die Verwaltung von Schulen erleichtern, u.a. auch das Modul digitales Klassenbuch. Eine Schule muss nur einmal ihre Daten aus dem Schulverwaltungsprogramm als Excel- oder CSV-Datei importieren. Dann kann sie die Daten in beliebig vielen Modulen nutzen.
Fehlzeitenerfassung mit dem Digitalen Klassenbuch Schulmanager Online
Das gesamte Modul-System digitales Klassenbuch ist ISO 27001-zertifiziert und läuft datenschutzkonform nach der DSGVO in einem Rechenzentrum in Deutschland. Das Klassenbuch läuft auf allen internetfähigen Endgeräten und umfasst diese 23 Module zur Optimierung der Schulprozesse:
Ressourcenbuchung: Buchungssystem für Räume, Tabletkoffer, Beamer, etc.
Klassenarbeiten: Alle Klassenarbeitstermine auf einen Blick
Kalender: Der zentrale Ort für alle schulischen Termine
Fehlzeiten: Fehlzeiten und Entschuldigungen verwalten
Digitales Klassenbuch: Unterricht, unentschuldigte sowie entschuldigte Fehlzeiten dokumentieren, Absenzenverwaltung
Krankmeldung: Eltern melden online oder per App ihr Kind krank
Elternbriefe: Elternbriefe per E-Mail oder App versenden, mit Lesebestätigung
Elternsprechtag: Online-Terminbuchung für den Elternsprechtag
Wahlfächer: Online-Anmeldung für Projekttage, Wahlfächer, AGs, etc.
Zahlungen: Geld einsammeln per Überweisung mit automatischer Zuordnung
Antrag auf Beurlaubung: Eltern beantragen Beurlaubungen online
Sprechstunden: Buchungssystem für Sprechstunden
Elterngespräche: Buchungssystem für Lernentwicklungsgespräche
Vertretungsplan: Anzeige des Vertretungsplans aus Ihrem Vertretungsplanprogramm
Dokumente: Interner Downloadbereich für Formulare, Vorlagen, etc.
Infoscreen: Vertretungsplan und mehr auf einem Bildschirm anzeigen
Nachrichten: Der Messenger für Lehrkräfte, Schüler und Eltern
Noten: Notenbuch mit Übersichten für Klassenlehrkräfte
Stundenplanung: Pläne auf dem digitalen Steckbrett erstellen
Vertretungsplanung: Vertretungspläne erstellen mit automatischen Vorschlägen
Lernen: Unterrichtsmaterial für ein Fach verteilen und Aufgaben stellen
Videokonferenzen: Videokonferenzen mit Schülern, Eltern und Lehrkräften
Schwarzes Brett: Individuelle Informationen auf der Startseite
Das digitale Klassenbuch ist wie alle Module frei kombinierbar, wobei das Modul "Schwarzes Brett" immer kostenlos bei einem anderen Modul dabei ist.
Schulmanager Online: Funktionen des Digitale Klassenbuchs
Das digitale Klassenbuch sollten Sie um die Module "Fehlzeiten" und "Krankmeldung" erweitern. Das Gesamtpaket dieser drei Module umfasst viele sehr hilfreiche Funktionen für den Schulalltag:
Unterrichtsstoff: Lehrstoff eintragen und einsehen, Wochenübersicht zeigt fehlende Einträge
Fehlzeiten und Verspätungen: Fehlzeiten-Übersichten für Lehrer, Absenzenverwaltung für Lehrer, mit Modul "Fehlzeiten" können Eltern ihre Kinder krank melden
Kursteilnehmer: ansehen
Hausaufgaben: Lehrer können Hausaufgaben erstellen und einsehen
Stundenplan: für Klasse oder einzelnen Schüler
Datenschutz: ISO 27001 zertifiziertes Hosting, Serverstandort in Deutschland mit deutschem Recht. Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Endgeräte: funktioniert auf jedem internetfähigen Endgerät
Eltern: optional erhalten Eltern Einsicht in die Informationen zu ihrem Kind
Ausdruck: Lehrer können Übersichten drucken
Fehlzeitenübersicht des digitalen Klassenbuchs Schulmanager Online
Das digitale Klassenbuch von Schulmanger Online - Bewertung
Vorteile:
viele Funktionen zu Vereinfachung des Schulalltags integriert
sehr einfache Bedienung
gute Übersichten
klares Design
funktioniert auf allen Geräten mit Internetanschluss
sehr leichter Import über Excel-Datei oder CSV-Datei
Das digitale Klassenbuch ist Bestandteil von 20 weiteren Modulen zur Verwaltung von Schulen. Dadurch kann eine Schule optional alle digitalen Verwaltungsaufgaben mit dem Schulmanager Online erledigen benötigt und nur ein System.
Nachteile:
fehlende Detail-Funktionen wie Bemerkungen oder Sitzplan
nur grundlegende Kommunikationsmöglichkeiten
Design ist funktional aber nicht erstklassig
Hilfe, Support, Demo und Testzugang
Sie können das digitale Klassenbuch wie alle Module für 3 Monate kostenlos testen. Der Testzugang wird nicht automatisch verlängert.
Support: Vorstellung per Bildschirmübertragung, gemeinsamer Datenimport, laufende Unterstützung bei allen Fragen per E-Mail und Telefon
Preis und Website
Das digitale Klassenbuch sollten Sie sinnvoll um die Module "Fehlzeiten" und "Krankmeldung" für jeweils 129 Euro pro Jahr ergänzen. Der Gesamtpreis der drei Module von 387 Euro pro Jahr gilt für beliebig viele Schüler. Das Modul "Schwarzes Brett" erhalten Sie kostenlos dazu.
Bei einer 90-minütigen Live-Vorführung habe ich einen sehr positiven Eindruck des digitalen Klassenbuchs von Schulmanager Online erhalten. Schulmanager Online ist modular aufgebaut. Die Benutzeroberfläche des digitalen Klassenbuchs sieht etwas altmodisch aus, ist aber enorm intuitiv. Auch als unerfahrener Anwender finde ich mich sofort zurecht. Funktionen, die ich nutzen möchte finden sich gefühlt dort, wo ich nach ihnen suche. Klasse!
Ein möglicher Nachteil des digitalen Klassenbuchs Schulmanager Online könnte die Export-Funktion sein, da aktuell der Export zu beispielsweise Schild NRW zum Teil nur umständlich mit Handarbeit in Exceltabellen funktioniert. Jedoch arbeitet Schulmanager Online bereits an einer Problemlösung. Auch der Funtionsumfang scheint nicht ganz so ausgefeilt zu sein wie beispielsweise bei WebUntis, das hingegen an vielen Stellen "überfrachtet" wirkt. Dafür bleiben das digitale Klassenbuch und auch die anderen Module von Schulmanager Online stets übersichtlich und nach Feedback von vielen Kollegen sehr einfach bei der Bedienung im Schulalltag.
weitere digitale Klassenbücher
Weitere gute digitale Klassenbücher auf dem Markt sind:
Bundesländer: Moodle ja, digitales Klassenbuch kaum
Viele Bundesländer in Deutschland haben eine eigene Lernplattform mit Moodle für ihre Schulen eingerichtet, die sie kostenlos zur Verfügung stellen. Hierzu gehören zum Beispiel Logineo NRW LMS oder Mebis Bayern.
Die Möglichkeiten dieser Lernmanagementsysteme ähneln im Bereich Kommunikation stark den Möglichkeiten der anderen Anbieter für digitale Klassenbücher. Allerdings hat bisher nur das Bundesland Hessen in seine Plattform ein digitales Klassenbuch integriert.
Das Schulportal Hessen bietet u. a. folgende Funktionen eines digitalen Klassenbuchs:
Stunden- und Vertretungsplan
Schulkalender
Unterrichtsdokumentation
Anwesenheitserfassung
Schulen, die in dem LMS ihres Bundeslandes noch kein digitales Klassenbuch nutzen, stehen vor folgendem Problem: Sollen Sie ein weiteres Verwaltungssystem einrichten? Technisch ist dies möglich, indem Schüler und Lehrer einen weiteren Zugang erhalten. Jedoch wird mit jedem weiteren System die Digitalisierung von Schule komplizierter und der Verwaltungsaufwand erheblich größer. Daher ist es wünschenswert, dass die Bundesländer zeitnah ein elektronisches Klassenbuch in ihre kostenlose Schul-Plattform integrieren. Oder eine Schule wagt den Schritt und stellt komplett auf einen der oben vorgestellten kommerziellen Anbieter um. Das ist jedoch eine Frage der Bezahlbarkeit.
Erfahrungen von Lehrkräften mit digitalen Klassenbüchern
Die Entwicklung hin zum digitalen Klassenbuch schreitet insbesondere angetrieben vom Lernen auf Distanz in der Corona-Pandemie voran. E-Learning und Digitalisierung setzen sich in Schulen immer weiter durch.
Hier finden Sie einige Erfahrungswerte von Lehrern, die ein elektronisches Klassenbuch an ihrer Schule nutzen.
Vorteile
Hinweise und Aufgaben können im digitalen Klassenbuch für Vertretungslehrer hinterlassen werden
Das Sekretariat kann Krankmeldungen eintragen, ist nur ein Klick während des Telefonats.
Das Sekretariat sieht sofort, welche SuS abwesend sind.
Eintrag von zu Hause oder unterwegs möglich.
Schüler können Hausaufgaben zu Hause im digitalen Klassenbuch einsehen, daher gibt es keine Ausreden mehr wie: ich habe Tom angerufen und der hat mir gesagt ...
besonders bei vielen Kursen in der Oberstufe vorteilhaft, da Stufenleiter nicht hinter den einzelnen Kollegen herlaufen müssen
Sitzpläne lassen sich leicht anlegen, einsehen und ändern
Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern und den Eltern jederzeit und sehr einfach
übersichtlicher als vollgeschriebene Papierbücher
Absenzen werden im digitalen Klassenbuch sehr übersichtlich dargestellt. Mit Überblick unentschuldigt oder entschuldigt
WebUntis und EduPage: laufen stabil, funktionieren einfach und nehmen sehr viel Arbeit ab, praktische Handy-App für Verspätungen, Absenzverwaltung und Hausaufgaben
Kosten für EduPage: ab 700 Euro im Jahr für 200 Schüler.
Kosten für WebUntis: ca. 2-3 Euro pro Schüler im Schuljahr
visuelle Hinweise (rote Punkte) erinnern an fehlende Stoffeinträge
einfache Nutzung des Klassenbuchs auf iPads und Smartphones
Kosten sind vergleichbar mit denen für die Papierversion
Digitale Klassenbücher können nicht "verloren" gehen wie manchmal die Papier-Version "verschwindet"
Als Klassenlehrer muss ich beispielsweise nicht mehr den Fachlehrern hinterherrennen, die im Klassenbuch nicht eingetragen haben. Fehlende Einträge werden im Klassenbuch farblich markiert und irgendwann bei der Schulleitung gemeldet.
Hilfe zur Unterrichtsplanung: wann sind Schülerinnen und Schüler weg, wann ist Unterrichtsentfall usw.
Für bestimmte Kurse (Religion/Philosophie, verschiedener Werkstattunterricht und Sport) gibt es bereits Kursbücher, diese werden im digitalen Klassenbuch zentral gespeichert
Nachteile
Das digitale Klassenbuch wurdenach einem Schuljahr abgeschafft, da es zu unübersichtlich war, Kolleginnen und Kollegen Einträge vergaßen und es zu häufigen Programmabbstürzen kam
Zum digitalen Klassenbuch WebUntis: Erfahrung einer Lehrkraft: App-Abstürze, lange Ladezeiten, Entschuldigung digital eintragen dauert länger, als einfach ein(e) neben der Fehlstunde zu schreiben: in das System einsteigen, Schüler und Datum auswählen, eventuell den Grund angeben, speichern und schließen
Tipps und Hinweise für ein digitales Klassenbuch
Nutzen steht und fällt mit der Disziplin des Kollegiums: Wenn einzelne Kollegen nie die Anwesenheit kontrollieren und nur unregelmäßig eintragen, entstehen schnell viele offene Stunden, hinter denen der Klassenlehrer herlaufen muss.
Verwaltungsaufgaben digital zu erledigen, ist längst Standard.
Datenschutz sehr wichtig: personenbezogene Daten dürfen nur auf einem Endgerät des Dienstherren mit Passwortschutz gespeichert werden
sukzessive Einführung des elektronischen Klassenbuchs, beispielsweise zuerst nur Anwesenheit und Unterrichtsstoff, zur leichteren Eingewöhnung
Es lassen sich PDF-, CSV- oder Excel-Dateien erzeugen und für jeden Schüler oder Klasse individuell anpassen
Diese Erfahrungsberichte entstammen den folgenden Webseiten:
Datenschutz ist bei der Einführung eines digitalen Klassenbuchs ein höchst wichtiges Thema. Deshalb werden hier nur Klassenbuch-Tools vorgestellt, die die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO voll umsetzten. Darüber hinaus sollten Sie sich in Ihrem Bundesland genau informieren, ob der Einsatz eines digitalen Klassenbuchs rechtlich erlaubt ist. Und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen.
In der folgenden Liste finden Sie einige Informationen zum Datenschutz in verschiedenen Bundesländern:
Unter welchen Datenschutz-Bedingungen ist der Einsatz eines digitalen Klassenbuchs in NRW möglich?
Es muss u. a. Folgendes beachtet werden:
Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter muss geschlossen werden.
Für ein digitales Klassenbuch muss eine Genehmigung der Schulleitung erfolgen.
Im digitalen Klassenbuch dürfen nur personenbezogene Daten verarbeitet werden, für welche es eine rechtliche Grundlage nach dem SchulG NRW gibt oder wofür eine Einwilligung der Betroffenen vorliegt.
Welche Daten dürfen in digitalen Klassenbüchern festgehalten werden?
"In Klassenbüchern und Kursbüchern können eingetragen werden: Namen und Geburtsdatum der Schülerinnen und Schüler, Teilnahme an Schulveranstaltungen, Vermerk über unentschuldigtes und entschuldigtes Fernbleiben und über Beurlaubungen, erzieherische Einwirkungen gemäß § 96 Abs. 1, Namen und Anschrift der Eltern, Angaben zur Herstellung des Kontakts in Notfällen."
Bedarf ein elektronisch geführtes Klassenbuch der Zustimmung jedes einzelnen Elternteils?
"Die Schule entscheidet im Rahmen ihres Organisationsermessens darüber, in welcher Form sie das Klassenbuch führt. Einer Einwilligung der Eltern bedarf es aber dann, wenn z. B. deren private E-Mail-Anschriften im Zusammenhang mit der Nutzung benötigt werden."
Dürfen Schulen elektronische Klassen- und Kursbücher einsetzen?
"Ja. Klassen- bzw. Kursbücher sind sowohl papiergebunden wie auch elektronisch als Verarbeitung personenbezogener Daten zu verstehen. Auch in Bezug auf elektronische Klassen- und Kursbücher besteht ein Recht auf Geheimhaltung, Auskunft, Richtigstellung und Löschung. Klassen- bzw. Kursbücher können folgende, zum Teil auch personenbezogene Daten erfassen ..."
Vertrag zur Auftragsverarbeitung
In der Regel werden die Daten im digitalen Klassenbuch bei dem Software-Anbieter gespeichert. Gemäß der DSGVO muss die Schule hierfür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter abschließen. Dies ist schnell geregelt und alle hier vorgestellten Anbieter bieten hierfür ein Formular an.
Aufbewahrungspflicht: digital und auf Papier?
(Digitale) Klassenbücher dienen vor allem der Unterrichtsdokumentation. Daher sind sie meist für mehrere Jahre - üblich sind hierbei 10 Jahre - aufzubewahren. Jedes Bundesland regelt dabei für sich, wie viele Jahre eine Aufbewahrungspflicht besteht und in welcher Form diese erfolgen muss.
Beispiel: Aufbewahrungspflicht in NRW
Datenschutz-Schule.info erläutert: In NRW beispielsweise bestand bis 2017 zwar die rechtliche Erlaubnis ein Klassenbuch digital zu führen, jedoch musste zusätzlich auch ein analoges Klassenbuch in einer Papierausfertigung geführt werden. Praktisch bedeutete dies, dass das digitale Klassenbuch ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden musste. Seit der Veränderung der "Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I)" vom 9. Februar 2017 ist das "zusätzlich in Papierausfertigung" nicht mehr notwendig. Es reicht eine digitale Aufbewahrung des Klassenbuchs.
Dennoch muss in NRW eine Aufbewahrung für 10 Jahre sichergestellt werden. Was passiert jedoch, wenn die Software für das digitale Klassenbuch nach 10 Jahren nicht mehr existiert? Die Lösung ist dabei ein einfacher PDF-Export des Klassenbuchs. Das digitale Klassenbuch kann in einer PDF-Version sehr leicht über 10 Jahre gespeichert werden.
Fazit zur Aufbewahrungspflicht
Erkundigen Sie sich genau bei Ihrem Bundesland, ob es eine Pflicht zur Aufbewahrung des Klassenbuchs in Papierform gibt. Achten Sie außerdem darauf, dass die Software für Ihr digitales Klassenbuch eine einfache Export-Funktion im PDF-Format hat. Mit dieser können Sie entweder das Klassenbuch einfach über viele Jahre digital aufbewahren oder - falls rechtlich vorgegeben - es einfach auf Papier ausdrucken und per Hand unterschreiben.
Die einfachste Möglichkeit, ein digitales Klassenbuch zu führen, ist der Einsatz einer Word- oder Excel-Vorlage. Hierbei verwendet der Lehrer eine Excel- oder Word-Vorlage, die fast identisch zum Klassenbuch aus Papier aussieht. Sehr einfach realisierbar ist dies, wenn nur ein Lehrer für seinen Kurs das Klassenbuch digital führen möchte. Viel schwieriger wird dies bei dem Klassenbuch für eine Klasse. Hier müssten alle Lehrer in einem Team an derselben Klassenbuch-Vorlage arbeiten können. Möglich wird dies zum Beispiel durch Microsoft Teams bzw. Microsoft 365, das in vielen Schulen eingesetzt wird. Damit können verschiedene Lehrer zum Beispiel das Klassenbuch der Klasse 8a in nur einer Datei führen. Dabei liegt die Datei zentral auf einem Server, auf den mehrere Lehrer über ihr Endgerät zugreifen können.
Ein digitales Klassenbuch ist hervorragend zur Verbesserung der Kommunikation zwischen den Menschen in einer Schule und zur Vereinfachung der Schulverwaltung geeignet.
Bei diesen Tools wird in jedem Detail deutlich, dass es nicht zentral um Schulverwaltung geht, sondern um sinnvolle, vereinfachende Kommunikation und Arbeitserleichterung. Bei WebUntis, SWOP, edjufy und EduPage bleiben fast keine Wünsche offen. Die Unterschiede sind gering, wobei EduPage und edjufy im Gesamtpaket mit allen Modulen preisgünstiger sind.
Der Marktführer WebUntis kann gefühlt "alles", wirkt auf mich jedoch an vielen Stellen überladen. Die Benutzerführung scheint sich eher an der "Sachlogik" zu orientieren als an der intuitiven Anordnung des Bentzers. An vielen stellen empfand ich daher das digitale Klassenbuch von WebUntis in einer 90-minütigen Live-Vorführung als "überladen" und verwirrend.
Außergewöhnlich gut wirkte für mich in einer 2-stündigen Live-Vorführung bei edjufy der Ansatz mit intelligenten Vorschläge den Arbeitsalltag zu vereinfachen: Die KI macht praktische Vorschläge zur Problemlösung, wenn Informationen fehlen oder wenn Dateneingabe sowie Datenimport zu aufwendig sind. Auf diese Weise ist mit edjufy die Arbeit oft schon erledigt, bevor beispielsweise im sehr komplexen WebUntis alle Einstellungen vorgenommen worden sind.
Der Schulmanager Online ragt durch seine enorm hohen Erweiterungsmöglichkeiten mit inzwischen 25 Modulen heraus. Nicht ohne Grund setzen bereits über 2200 Schulen auf die Plattform. Für fast jede denkbare Verwaltungsaufgabe in der Schule gibt es ein passendes Modul. Ebenso erzeugt die hervorragende Preistransparenz mit Festpreisen pro Modul unabhängig von der Schülerzahl viel Vertrauen. An einigen Stellen fehlt jedoch noch etwas die Liebe zum Detail. So könnte beispielsweise das Design moderner sein. Schulmanager Online entwickelt seine Module jedoch zügig konsequent weiter, sodass inzwischen fast keine Wünsche mehr offen bleiben.
In einer 90-minütigen Live-Vorführung gefiel mir das digitale Klassenbuch Schulmanager Online sehr gut. Die Benutzeroberfläche machte einen etwas "altmodischen", aber extrem intuitiven Eindruck. Es war gefühlt für mich immer genau die richtige Information an der richtigen Stelle - ohne durch zu viele Möglichkeiten zu verwirren. Schulmanager Online scheint extrem viel Wert auf intuitive Bedienung und exzellenten - auch telefonischen - Kundensupport zu legen.
Die Einführung eines elektronischen Klassenbuchs ist ein großer Schritt für jede Schule. Denn mit diesem Schritt stellen Schulen meistens auf ein komplett digitales Schulverwaltungs- und Kommunikationssystem um. Deshalb sollten sie sich unbedingt auch die anderen Funktionen des Ökosystems ansehen und diese testen. Passen auch diese Funktionen zu Ihrer Schule? Sind die Preise für die Schule bezahlbar, wenn Sie mehr Module oder das gesamte System einsetzen wollen? Deshalb sollten Sie vor der Wahl eines Systems mehrere Systeme zunächst ausgiebig testen.
Testen Sie die Systeme ausgiebig
Testen Sie ausgiebig: Zur Entscheidungsfindung sollten Sie die Anbieter kontaktieren und möglichst viele Plattformen kostenlos testen. Dies ist bei allen Anbietern für mehrere Monate kostenlos möglich. Nur so finden Sie heraus, welche Software am besten zu Ihrer Schule passt.
Preisvergleich
Nicht zuletzt ist die Entscheidung zwischen den Anbietern eine Frage des Preises und welche Kosten eine Schule bezahlen kann. Denn beim Einsatz aller Funktionen der digitalen Ökosysteme wird es schnell teurer - aber nicht unbedingt teuer im negativen Sinne. Die Preise steigen dann von 2-3 Euro auf ca. 10 Euro oder mehr pro Schüler und Schuljahr: Preise für digitale Klassenbücher als Übersicht. Wobei auch hier immer fairerweise die Frage gestellt werden muss: Was ist teuer und was ist uns Digitalisierung von Schule wert?
Achten Sie beim Vergleich der Preise immer darauf, ob Sie für den Preis das gesamte System mit allen Modulen oder nur bestimmte Funktionen erhalten. Denn sonst kann es deutlich teurer werden, wenn Sie Funktionen später hinzubuchen möchten.
Geschwindigkeit
Die beste Software nutzt Ihnen nichts, wenn sie zu Ihren Arbeitszeiten überlastet ist. Bei der Geschwindigkeit zeigen inzwischen alle Systeme sehr gute Leistungen. Nach Berichten von verschiedenen Anwendern ist es zwar so, dass zu Schuljahresbeginn für 1-2 Wochen teilweise die Leistung etwas geringer wird. Aber hierbei geht es um eine längere Ladezeit von 2-5 Sekunden, anstatt 1 Sekunde. Ich habe von keinem Anwender gehört, dass ein digitales Klassenbuch nicht erreichbar war.
Excel-Vorlage
Excel-Vorlage: Sehr einfach und grundlegend lässt sich ein digitales Klassenbuch auch mit einer Excel-Vorlage nutzen. Dies können die Schulen sinnvoll ausprobieren, die beispielsweise Microsoft Teams einsetzen. Allerdings bietet eine Excel-Vorlage nicht die ausgefeilten Kommunikations- und Auswertungsfunktionen der spezialisierten Programme.
Nachfrage-Funktion
Trotz der tollen Kommunikationsmöglichkeiten der Tools muss eine Schule auch das Thema der Leistbarkeit im Blick behalten. Denn die Möglichkeit für Schüler Hausaufgaben von zuhause einzusehen und dem Lehrer dazu Rückfragen zu stellen, führt zu zwei Effekten:
Einerseits ist es großartig, dass Schüler Rückfragen stellen können, sodass sie aktiv beim digitalen Lernen zu Hause gefördert werden. Diese Nachfragen-Funktion führt auch zu einer Entlastung der Eltern. Andererseits führt dies zu einer erhöhten Arbeitszeit für Lehrer. Denn die Zeit für die Beantwortung von Rückfragen addiert sich zur regulären Arbeitszeit.
Eine Schule, die eine Nachfragen-Funktion - insbesondere bei Rückfragen zu Hausaufgaben - anbietet, muss daher eine eindeutige Regelung finden, damit diese nicht zur unbezahlten Mehrarbeit wird.
Bei diesen Tools wird in jedem Detail deutlich, dass es nicht zentral um Schulverwaltung geht, sondern um sinnvolle, vereinfachende Kommunikation und Arbeitserleichterung. Bei WebUntis, SWOP, edjufy und EduPage bleiben fast keine Wünsche offen. Die Unterschiede sind gering, wobei EduPage und edjufy im Gesamtpaket mit allen Modulen preislich günstiger sind.
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