Vertretungsplan auf der Schulhomepage - Tipps zur Realisierung und Informationen, wie ein Web-Vertretungsplan rechtlich erlaubt ist.

  1. Inhaltsverzeichnis

Argumente für einen Vertretungsplan auf der Schulhomepage

Die Zahl der Internetnutzer wächst und wächst. Gleichzeitig verbringen auch gerade Schüler einen immer größer werdenden Teil ihrer Freizeit im Internet. Zahlreiche Anwendungen und Hilfsmittel finden Monat für Monat den Weg ins digitale Netz. Da ist es die logische Folge, dass auch der klassische Vertretungsplan irgendwann ins Internet wandert. Zweifelsohne gibt es viele Situationen, in denen ein Vertretungsplan im Internet für die Schüler als auch für die Schule von großem Vorteil ist. Denken wir nur einmal an vergangene Winter, als wegen extremen Schneefalls vielerorts der Unterricht ausfallen musste, aber viele Eltern sowie Schüler dies gar nicht mitbekommen hatten und die gefährliche Fahrt bei gefährlicher Glätte umsonst antraten. Aber auch zahlreiche eigentlich unnötig in der Schule verbrachte Stunden sind uns allen aus der Schulzeit noch bestens in Erinnerung. Wie oft sitzen Schüler in der Schule, weil sie vergessen haben, auf den Plan zu schauen oder weil es noch Änderungen gab, die erst aushingen, als sie bereits zu Hause waren. Besser informierte Schüler und Eltern nutzen auch der Schule und tragen zu einer größeren Zufriedenheit bei.

Recht: Ist ein Online-Vertretungsplan rechtlich erlaubt?

Einige Bundesländer machen individuelle Vorgagen bezüglich des Datenschutzes, auch wenn alle Bundesländer die DSGVO der EU umsetzten müssen. Beispielsweise gibt das Land Niedersachsen in dem Artikel Veröffentlichung von Vertretungsplänen in niedersächsischen öffentlichen Schulen Regelungen für seine Schulen vor. Daher sollten Sie immer nachfragen, ob es individuelle Regelungen für Ihr Bundesland gibt.

Der Philologenverband gibt in einer FAQ zum Thema Datenschutz folgende allgemeine Hinweise für die Schulen Deutschland:

Erlaubt sind die "Veröffentlichung von Namen, Titeln, akademischen Graden, Berufs- und Funktionsbezeichnungen, Büroanschriften und dienstlichen Rufnummern sowie dienstlichen E-Mail-Adressen der Lehrkräfte und des sonstigen Schulpersonals ohne deren Einwilligung, sofern keine schutzwürdigen Belange entgegenstehen. Gleichwohl sind die Betroffenen vor einer Veröffentlichung zu informieren."

"Wegen der Gefahr der Erstellung eines „Anwesenheits- bzw. Abwesenheitsprofils“ durch Dritte ist die Veröffentlichung eines aktuellen Vertretungsplans auf den frei zugänglichen Seiten der Schulhomepage nicht ohne Einwilligung der betroffenen Lehrkräfte zulässig."

"Vertretungspläne sollen u.a. dazu dienen, das durch den Stundenplan vorbereitete Verhalten von Schülerinnen und Schülern oder Lehrkräften aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Schülerinnen und Schüler benötigen Informationen, wenn sie einen anderen als den geplanten Lernort aufsuchen müssen. Vertretende Lehrkräfte benötigen Informationen, um den Vertretungsunterricht fachlich übernehmen zu können. Um diesen Zwecken zu genügen, dürfen Name (ggf. als Kürzel), Fach und Unterrichtsstunde erkrankter oder sonst verhinderter Lehrkräfte sowie Name (oder Namenskürzel), Unterrichtsfach, -stunde und Räumlichkeit der jeweiligen Vertretung auf dem Vertretungsplan angegeben werden. Der Vertretungsgrund darf auf keinen Fall in den Plänen angegeben werden, denn Unterlagen über Erkrankungen zählen zu den besonders vertraulich zu behandelnden Personalaktendaten, die vor unbefugter Kenntnisnahme Dritter zu schützen sind. Eine derart spezifische Information des Kollegiums oder der Schüler ist unzulässig."

Besonders wichtig ist es demnach, dass kein „Anwesenheits- bzw. Abwesenheitsprofils“ erstellt werden kann und auf keinen Fall ein Abwesenheitsgrund wie z. B. Erkrankung eines Lehrers veröffentlicht werden darf. Ferner sollte immer ein Passwortschutz vorliegen und Schüler bzw. Eltern nur Zugang zu Informationen für ihre betroffene Klasse bzw. Jahrgangsstufe erhalten. Diese Vorgaben lassen sich mit professioneller Vertretungsplan-Software umsetzten.

Software Untis

Es gibt mehrere Anbieter, die sich auf die Erstellung und Veröffentlichung eines Vertretungsplanes für Schulen spezialisiert haben. Marktführend hierbei ist die Untis GmbH mit seiner Schulsoftware Untis, die die meisten Schulen in Österreich und Deutschland einsetzen. Ein Modul des Stundenplan-Programms Untis ist die Erstellung eines Vertretungsplan, der auch online passwortgeschützt veröffentlicht werden kann. Als neue Lösung bietet der Anbieter seinen WebUntis Online-Vertretungsplan an, mit dem noch einfacher und schneller optimiert für mobile Endgeräte der aktuelle Vertretungsplan konform mit der DSGVO veröffentlicht werden kann. In dem mit allen Lehrern vernetzten System können Lehrer beispielsweise leicht per App ihre Abwesenheit mitteilen und der Vertretungsplanmacher kann mit derselben App Vertretungslehrer anfragen und deren Zustimmung oder Ablehnung erhalten. Anschließend kann die Vertretung in Sekunden an Schüler und Eltern übermittelt werden. Somit wird die Vertretungsplanung erheblich vereinfacht und beschleunigt. Der WebUntis Vertretungsplan kann auch in ein digitales Klassenbuch integriert werden, wo alle Informationen für alle Personen in der Schule zentral verwaltet und je nach Benutzer angezeigt werden.

Online-Vertretungsplan von Untis

weitere Anbieter

Weiter Anbieter von Vertretungsplan-Software:

DSB Mobile - Digitales Schwarzes Brett

Viele Schulen nutzen das digitale Schwarze Brett (DSB), um in der Schule selbst mit einem großen Monitor oder aber im Internet mit einem Passwort geschützte Informationen auf ihrer Schulhomepage zu veröffentlichen. Das DSB eignet sich auch sehr gut, um den Online-Vertretungsplan zu veröffentlichen. Jede der oben genannten Vertretungsplan-Software lässt sich in das DSB integrieren.

Digitales Schwarzes Brett für den Vertretungsplan

Fazit

Ein Online-Vertretungsplan kann eine sehr sinnvolle Ergänzung für Schüler und Lehrer sein, die heutzutage häufig einen sehr dichten Stundenplan haben. Daher kann die sinnvolle Nutzung von Stundenausfall oder die gezielte Vorbereitung auf Vertretungsstunden für Lehrer und Schüler sehr hilfreich sein. Hierbei muss jedoch mit einem Passwortschutz und Reduzierung auf nur absolut notwendige Daten der Datenschutz gewährleistet werden. Mit der oben vorgestellten Software ist dies meist problemlos möglich.

Schließlich muss es auch immer einen verantwortlichen an der Schule geben, der sich die Mühe macht die Informationen auch regelmäßig sehr zeitnah und zuverlässig online stellt -, ohne diesen erheblichen Einsatz macht ein Online-Vertretungsplan keinen Sinn.

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