Digitales Klassenbuch: 6 beste Anbieter im Test 2026 – Vergleich & Lehrer-Erfahrungen

23. September 2026

Ein digitales Klassenbuch (synonym elektronisches Klassenbuch oder Online-Klassenbuch) ist eine webbasierte Schulsoftware, die das papiergebundene Klassenbuch zur rechtssicheren Unterrichtsdokumentation, Fehlzeitenerfassung und Notenverwaltung vollständig ersetzt. In diesem Praxistest vergleiche ich die 6 führenden Anbieter im Schulalltag: WebUntis, EduPage, SWOP, Elternnachricht, Schulmanager Online und edjufy – inklusive Kostenvergleich, Datenschutzvorgaben (DSGVO) und Praxiserfahrungen.

Ich bin Lehrer und nutze elektronische Klassenbücher seit vielen Jahren täglich im Unterricht. Dieser Vergleich zeigt Schulleitungen, Lehrkräften und Schulträgern, welches System für welche Schulform die beste Arbeitserleichterung bietet.

• Überblick über Kosten, Funktionen sowie Vor- und Nachteile im Vergleich
• Praktische Erfahrungen mit WebUntis aus meinem Schulalltag und meine Eindrücke von alternativen Anbietern aus Live-Demos
• Checkliste zur Auswahl des für Ihre Schule am besten passenden digitalen Klassenbuchs
• Wann sich ein persönlicher Test für Sie lohnt.

Ein großer Vorteil digitaler Klassenbücher ist die zentrale und übersichtliche Dokumentation von Unterrichtsinhalten, Abwesenheiten und Noten, was die Organisation im Schulalltag für Lehrkräfte erheblich vereinfacht.

Dieser Test und Vergleich richtet sich an Schulleitungen, Lehrkräfte und IT-Beauftragte, die eine fundierte Entscheidung für ein digitales Klassenbuch treffen möchten.

0. Inhaltsverzeichnis
1. Die 6 besten digitalen Klassenbücher im Überblick
2. Das beste digitale Klassenbuch
3. Klassenbuch Checkliste
4. Wie funktioniert ein digitales Klassenbuch?
5. Kostenvergleich
6. Vergleichstabelle: Beste digitale Klassenbücher
7. Digitales Klassenbuch im ausführlichen Vergleich
   1. WebUntis
   2. SWOP
   3. Elternnachricht
   4. edjufy
   5. EduPage
   6. Schulmanager Online
   7. weitere digitale Klassenbücher
8. Bundesländer: Moodle ja, digitales Klassenbuch kaum
9. Vor- und Nachteile: Erfahrungen von Lehrkräften
10. Tipps zur Einführung
11. Datenschutz
12. Aufbewahrungspflicht: digital und auf Papier?
13. FAQ

Die 6 besten digitalen Klassenbücher im Überblick

Klassenbuch Checkliste

Das beste digitale Klassenbuch für Ihre Schule sollte Folgendes bieten:

• Datenaustausch: Reibungsloser Datenaustausch mit Ihrer bisherigen Stundenplan- und Vertretungsplansoftware. Alternative: Integrierte Software wie bei WebUntis oder EduPage nutzen?
• Schnittstelle zum Schulverwaltungsprogramm Ihres Bundeslandes, um Statistiken und Daten einfach und sicher auszutauschen
• Intuitive Bedienung, zuverlässige Funktionalität und Zeitersparnis im Unterricht: nur dann werden Kollegium, Schüler und Eltern mit dem Programm glücklich
• Möglichst geringe Kosten: Wie viel Geld steht Ihnen zur Verfügung? Bietet der Schulträger (zum Beispiel Ihre Stadt) eine kostenlose Lizenz eines digitalen Klassenbuchs für Ihre Schule?
• Datenschutz
• Möglichst viele digitale Klassenbücher testen, die die obigen Kriterien erfüllen

Wie funktioniert ein digitales Klassenbuch?

Ein digitales Klassenbuch funktioniert als browser- oder app-basierte Software, die das traditionelle Papier-Klassenbuch ersetzt und Funktionen wie

• Anwesenheitserfassung
• Unterrichtsdokumentation (Lehrstoff, Hausaufgaben, Notizen)
• Stundenplanverwaltung
• Vertretungsplanung
• Elternkommunikation

zentralisiert und digitalisiert. Durch die Automatisierung und Optimierung von Prozessen im Schulalltag führt das digitale Klassenbuch zu einer deutlichen Zeitersparnis für Lehrkräfte.

Im digitalen Klassenbuch kann der Lehrstoff zum Unterricht dokumentiert sowie Abwesenheiten, Hausaufgaben, Materialien (wie fehlende oder gebrauchte Unterrichtsmaterialien) und weitere Notizen schnell und einfach eingetragen werden. Vermerke zu Unterrichtsinhalten, Abwesenheiten und Schülerfeedback lassen sich dabei unkompliziert und transparent dokumentieren. Hierfür ermöglicht ein digitales Klassenbuch Zugriff von jedem digitalen Endgerät egal ob Laptop, Tablet oder Smartphone. Das digitale Klassenbuch ist somit ein Software-Ersatz für das Klassenbuch aus Papier zur Unterrichtsdokumentation. Es ermöglicht eine zentrale Dokumentation von Unterrichtsinhalten, Hausaufgaben und Abwesenheiten, wodurch Lehrkräfte Zeit sparen und den Überblick über den Lernfortschritt der Schüler behalten können.

Es ermöglicht die komplette digitale Organisation und Dokumentation des Schultags. Dazu gehören digitale Stundenpläne, Vertretungen oder Klassenbucheinträge wie Unterrichtsinhalte und Anwesenheitserfassung. Bei der Anwesenheitserfassung kann auch der Ort von Ereignissen oder Aktivitäten digital erfasst und verwaltet werden, was die Organisation und Sicherheit im Schulalltag verbessert. Dies vereinfacht die Schulprozesse für die Lehrkräfte und gewährleistet die Sicherheit der Informationen. Bestimmte Einzelheiten zu Abläufen, Datenschutz und Kommunikation werden in den jeweiligen Softwaremodulen genauer erklärt, um rechtliche und organisatorische Aspekte transparent zu machen.

Das digitale Klassenbuch bietet die Anbindung an die Schulverwaltung, sodass das Erfassen und Auswerten von Schüler-Fehlzeiten und Stundenentfällen oder die Integration von Stundenplänen erheblich vereinfacht wird. Lehrerinnen und Lehrer nutzen das digitale Klassenbuch über Computer, Tablets, Smartphones oder eine App.

Kostenvergleich: Was kostet ein digitales Klassenbuch?

Die Kosten für ein digitales Klassenbuch liegen im Schnitt bei 2 bis 4 Euro pro Schüler und Schuljahr bzw. ab ca. 387 Euro Festpreis pro Schuljahr. Am Markt unterscheiden sich drei Abrechnungsmodelle:

• Preis pro Schüler/Jahr: Abrechnung exakt nach Schülerzahl (z. B. WebUntis, EduPage, edjufy).
• Pauschale Festpreise pro Schule: Feste Jahresgebühr pro Modul unabhängig von der Anzahl der Schüler (z. B. Schulmanager Online).
• Klassen- und Gruppenpreise: Grundpreis zzgl. Gebühr je eingerichteter Schulklasse (z. B. Elternnachricht).

Alle Anbieter ermöglichen eine mindestens 3-monatige kostenlose Testphase. Die konkreten Preise im Überblick:

• WebUntis: ca. 2 bis 4 Euro pro Schüler/Jahr (Staffellizenz nach Schülerzahl ab ca. 999 €/Jahr). Details: WebUntis Kosten und Modulpreise im Detail
• EduPage: ca. 1,50 bis 2,50 Euro pro Schüler/Jahr (Standard-Paket ab 779 €/Jahr; Core-Basispaket bereits ab 299 €/Jahr). Details: EduPage Kosten und Pakete im Detail
• Elternnachricht: ca. 2 Euro pro Schüler/Jahr (umgerechnet bei 25 Schülern/Klasse: 46,80 € je Klasse für Klassenbuch & Kommunikation zzgl. 99 € Fehlzeitenpauschale). Details: Elternnachricht Kosten im Detail
• Schulmanager Online: ca. 0,50 bis 2 Euro pro Schüler/Jahr (Festpreis ab 387 € bzw. 367,65 € mit Mengenrabatt für die gesamte Schule – je mehr Schüler, desto günstiger pro Kopf). Details: Schulmanager Online Kosten im Detail
• edjufy: ca. 2 Euro pro Schüler/Jahr bei mittleren bis großen Schulen (588 € Grundgebühr zzgl. 1,08 € je Schüler/Jahr für alle Module). Details: edjufy Kosten im Detail
• SWOP: Individuelle Modulpreise auf Anfrage (10 % Partnerrabatt über Schulhomepage.de). Details: SWOP Preise und Rabatte

Dieser Kostenvergleich kann nur eine erste Orientierungshilfe bieten. Ein wirklicher Vergleich ist extrem schwierig, da der Funktionsumfang der Klassenbücher sehr stark variiert. Sie sollten deshalb unbedingt das digitale Klassenbuch mehrerer Anbieter kostenlos für 3 Monate testen. Dabei erhalten Sie auch einen genauen Preis für Ihre Schule.

Gibt es ein digitales Klassenbuch kostenlos als Freeware?

Nein, ein dauerhaft kostenloses digitales Klassenbuch existiert als Freeware für den regulären Schulbetrieb praktisch nicht. Da Klassenbücher hochsensible Schülerdaten verarbeiten, erfordern sie DSGVO-konforme Serverstandorte in Deutschland, ständige Sicherheitsupdates und rechtssichere AV-Verträge. Schulen haben jedoch drei legale Möglichkeiten zur kostenfreien Nutzung:

• Kostenlose Landesportale: Bundesländer wie Hessen bieten mit dem Schulportal Hessen ein integriertes Klassenbuch kostenfrei an. Systeme wie Logineo NRW LMS oder Mebis Bayern nutzen Moodle, besitzen jedoch standardmäßig kein vollwertiges Klassenbuchmodul.
• Kostenübernahme durch den Schulträger: Kommunen und Landkreise stellen Einzelschulen häufig zentral finanzierte Gesamtlizenzen (z. B. für WebUntis oder IServ) zur Verfügung.
• Kostenlose Testphasen: Alle 6 vorgestellten Klassenbuch-Systeme bieten für 3 bis 4 Monate einen vollumfänglichen, kostenlosen Testzugang ohne automatische Verlängerung.

Nachdem Sie nun die Kosten und kostenlosen Optionen der verschiedenen Anbieter kennen, folgt eine Übersicht der wichtigsten Funktionen im direkten Vergleich.

Vergleichstabelle: Beste digitale Klassenbücher

 

Digitales Klassenbuch im ausführlichen Vergleich

Im Folgenden stelle ich Ihnen das digitale Klassenbuch von WebUntis, EduPage, SWOP, Elternnachricht, Schulmanager-Online und edjufy ausführlich vor. Zuerst wird das Unternehmen sowie das meistens vorhandene gesamte Schulverwaltungs-System vorgestellt. Anschließend werden die Funktionen des jeweiligen "Digitalen Klassenbuchs" ausführlich beschrieben und anschließend bewertet.

Ein gutes, digital geführtes Klassenbuch sollte diese Funktionen bieten:

• Unterrichtsstoff: Lehrstoff und Unterrichtsinhalte eintragen und einsehen
• Fehlzeiten und Verspätungen: Krankmeldung durch Erziehungsberechtigte und Übersicht von entschuldigten sowie unentschuldigten Schülerfehlzeiten. Anwesenheitskontrolle: Lehrer können Verspätungen und Entschuldigungen eintragen und sehen.
• Bemerkungen und Hinweise: für einzelne Schüler oder die ganze Klasse Bemerkungen eintragen und sehen
• Sitzplan: ansehen und ändern
• Hausaufgaben: Hausaufgaben eintragen und Schüler können diese sehen.
• Stundenplan und Vertretung: für Klasse oder einzelnen Schüler
• Datenschutz: Webhosting mit ISO-Zertifikat, Serverstandort in Deutschland mit deutschem Recht. Volle Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
• Schulform und Schulsystem: spezielle Funktionen, die in einem Schulsystem oder einer Schulform (wie Grundschule oder Gymnasium) benötigt werden
• Smartphone: Das digitale Klassenbuch lässt sich einfach am Smartphone als Online-Klassenbuch, zum Beispiel per App, nutzen

Zur besseren Vergleichbarkeit wird die Funktionalität eines Klassenbuch-Tools nach Möglichkeit so angepasst, dass möglichst alle sieben Funktionen nutzbar sind.

Damit dieser Artikel nicht zu groß wird, stelle ich Ihnen die folgenden digitalen Klassenbücher jeweils ausführlich in einem eigenen Artikel vor:

• WebUntis Klassenbuch im Test – Funktionen, Vorteile und Lehrer-Erfahrungen
• EduPage Klassenbuch im Test – Funktionen, Vorteile und Lehrer-Erfahrungen
• SWOP Klassenbuch im Test – Funktionen, Vorteile und Lehrer-Erfahrungen
• Elternnachricht Klassenbuch im Test – Funktionen, Vorteile und Lehrer-Erfahrungen
• Schulmanager Online Klassenbuch im Test – Funktionen, Vorteile und Lehrer-Erfahrungen
• edjufy Klassenbuch im Test – Funktionen, Vorteile und Lehrer-Erfahrungen

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Weitere digitale Klassenbücher: IServ, Sdui & Alternativen

Neben den 6 Hauptanbietern im Test gibt es weitere verbreitete Lösungen:

• IServ Digitales Klassenbuch: Für Schulen, die bereits die Schulplattform IServ nutzen, bietet IServ ein integriertes Modul zur Dokumentation von Unterricht und Fehlzeiten. Alternativ lässt sich das WebUntis Klassenbuch per Connector nahtlos in IServ einbinden.
• Sdui Digitales Klassenbuch: Bekannt als DSGVO-konforme Schul-Messenger-App, bietet Sdui ebenfalls ein digitales Klassenbuch zur Absenzenverwaltung und Unterrichtserfassung an.
• Digitales Klassenbuch – Von Schülern und Lehrern für Schüler und Lehrer
• Digitales Klassenbuch für Grundschulen (Schoolboost)

Bundesländer: Moodle ja, digitales Klassenbuch kaum

Viele Bundesländer in Deutschland haben eine eigene Lernplattform mit Moodle für ihre Schulen eingerichtet, die sie kostenlos zur Verfügung stellen. Hierzu gehören zum Beispiel Logineo NRW LMS oder Mebis Bayern.

Die Möglichkeiten dieser Lernmanagementsysteme ähneln im Bereich Kommunikation stark den Möglichkeiten der anderen Anbieter für digitale Klassenbücher. Allerdings hat bisher nur das Bundesland Hessen in seine Plattform ein digitales Klassenbuch integriert.

Das Schulportal Hessen bietet u. a. folgende Funktionen eines digitalen Klassenbuchs:

• Stunden- und Vertretungsplan
• Schulkalender
• Unterrichtsdokumentation
• Anwesenheitserfassung

Schulen, die in dem LMS ihres Bundeslandes noch kein digitales Klassenbuch nutzen, stehen vor folgendem Problem: Sollen Sie ein weiteres Verwaltungssystem einrichten? Technisch ist dies möglich, indem Schüler und Lehrer einen weiteren Zugang erhalten. Jedoch wird mit jedem weiteren System die Digitalisierung von Schule komplizierter und der Verwaltungsaufwand erheblich größer. Daher ist es wünschenswert, dass die Bundesländer zeitnah ein elektronisches Klassenbuch in ihre kostenlose Schul-Plattform integrieren. Oder eine Schule wagt den Schritt und stellt komplett auf einen der oben vorgestellten kommerziellen Anbieter um. Das ist jedoch eine Frage der Bezahlbarkeit.

Vor- und Nachteile: Erfahrungen von Lehrkräften

Warum ein digitales Klassenbuch im Schulalltag?

Ein digitales Klassenbuch ist eine enorme Erleichterung im Schulalltag, da es viele benötigte Informationen schnell und übersichtlich liefert. Das digitale Klassenbuch hat gegenüber einem Klassenbuch aus Papier u. a. diese Vorteile:

• direkte Anbindung an die Schüler-Verwaltungssoftware
• schnelle und einfache Auswertung von Fehlzeiten und anderen Informationen durch die Integration einer "Schülerliste", die es ermöglicht, Anwesenheiten zu kontrollieren und unentschuldigte Abwesenheiten zu verfolgen
• einfacher Zugriff auf aktuellen Stundenplan und Vertretungsplan
• die Klassenbuchführung wird durch ein digitales System optimiert und vereinfacht
• Zugriff von überall: Das digitale Klassenbuch bietet die Möglichkeit, Unterrichtsinhalte und Hausaufgaben direkt im Unterricht oder von zu Hause aus zu dokumentieren, was die Flexibilität und Effizienz im Schulalltag erhöht.
• es kann nicht verloren gehen
• erhöhter Datenschutz

Vor- und Nachteile

Hier finden Sie Übersicht über Vor- und Nachteile eines digitalen Klassenbuchs basierend auf Erfahrungen von Lehrern, die ein elektronisches Klassenbuch an ihrer Schule nutzen.

Vorteile

Kommunikation

• Digitale Klassenbücher ermöglichen eine sichere Nachrichtenübermittlung an Eltern und Schüler.
• Die digitale Klassenbuchplattform verbessert die Kommunikation mit direkten Informationen über Fehlzeiten an Sekretariat und Eltern.
• Schulen können entscheiden, welche Inhalte für Eltern sichtbar sind, was Transparenz schafft.

Effizienz und Arbeitserleichterung

• Schnelle Anwesenheitserfassung: Ein Vorteil digitaler Klassenbücher ist die Zeitersparnis bei der Anwesenheitskontrolle, da Abwesenheiten und Verspätungen schnell und einfach erfasst werden können.
• Koordination von Räumen und Kursen: Die Nutzung digitaler Klassenbücher verbessert die Koordination von Räumen und Kursen im Ressourcenmanagement.
• Echtzeit: Einträge im digitalen Klassenbuch sind in Echtzeit für Lehrkräfte und das Sekretariat sichtbar.
• Umfassende Plattform: Digitale Klassenbücher sind eine umfassende digitale Plattform, die den Schulalltag effizienter, sicherer und transparenter gestaltet.
• Schnell: Das digitale Klassenbuch ermöglicht eine schnelle Dokumentation von Abwesenheiten und Fehlzeiten.
• Unterrichtsdokumentation (auch Online-Unterricht), Schulverwaltung und Verwaltungsprozesse werden durch die Digitalisierung des Klassenbuchs erheblich erleichtert
• Vertretung: Lehrkräfte können Hinweise und Aufgaben im digitalen Klassenbuch für Vertretungslehrer hinterlassen
• Das Sekretariat kann Krankmeldungen eintragen, ist nur ein Klick während des Telefonats.
• Das Sekretariat sieht sofort, welche SuS abwesend sind.
• Überall nutzbar: Eintrag von zu Hause oder unterwegs möglich.
• Hausaufgaben: Schüler können Hausaufgaben zu Hause im digitalen Klassenbuch einsehen, daher gibt es keine Ausreden mehr wie: ich habe Tom angerufen und der hat mir gesagt ...
• Eltern: Eltern können Hausaufgaben oder Fehlzeiten ihrer Kinder direkt einsehen, was die Kommunikation zwischen Schule und Zuhause intensiviert.
• besonders bei vielen Kursen in der Oberstufe vorteilhaft, da Stufenleiter nicht hinter den einzelnen Kollegen herlaufen müssen
• Sitzpläne lassen sich leicht anlegen, einsehen und ändern
• Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern und den Eltern jederzeit und sehr einfach
• übersichtlicher als vollgeschriebene Papierbücher
• Absenzen werden im digitalen Klassenbuch sehr übersichtlich dargestellt. Mit Überblick unentschuldigt oder entschuldigt
• WebUntis und EduPage: laufen stabil, funktionieren einfach und nehmen sehr viel Arbeit ab, praktische Handy-App (Untis Mobile App) für Verspätungen, Absenzverwaltung und Hausaufgaben
• Kosten für EduPage: ab 299 Euro (Core) bzw. ab 779 Euro im Jahr (Standard)
• Kosten für WebUntis: ca. 2-4 Euro pro Schüler im Schuljahr
• visuelle Hinweise (rote Punkte) erinnern an fehlende Stoffeinträge
• einfache Nutzung des Klassenbuchs auf iPads und Smartphones
• Als Klassenlehrer muss ich beispielsweise nicht mehr den Fachlehrern hinterherrennen, die im Klassenbuch nicht eingetragen haben. Fehlende Einträge werden im digitalen Klassenbuch farblich markiert und irgendwann bei der Schulleitung gemeldet.
• Einträge im digitalen Klassenbuch sind für die relevanten Kolleg(inn)en einsehbar.
• Hilfe zur Unterrichtsplanung: wann sind Schülerinnen und Schüler weg, wann ist Unterrichtsentfall usw.
• Für bestimmte Kurse (Religion/Philosophie, verschiedener Werkstattunterricht und Sport) gibt es bereits Kursbücher, diese werden im digitalen Klassenbuch zentral gespeichert
• Filter- und Exportfunktionen: Das digitale Klassenbuch erleichtert die Vorbereitung auf Konferenzen oder Elterngespräche durch Filter- und Exportfunktionen.
• Ersatz für Papier: Das digitale Klassenbuch ersetzt das Klassenbuch aus Papier vollständig.

Datenschutz und Sicherheit

• Passwortschutz: Das digitale Klassenbuch ist passwortgeschützt und nur für befugte Personen einsehbar.
• Schutz vor Verlust: Das digitale Klassenbuch kann nicht verloren gehen, im Gegensatz zum analogen Klassenbuch.
• Die Manipulationssicherheit in digitalen Klassenbüchern erhöht die Datenqualität.

Nachteile

• Das digitale Klassenbuch wurde nach einem Schuljahr abgeschafft, da es zu unübersichtlich war, Kolleginnen und Kollegen Einträge vergaßen und es zu häufigen Programmabstürzen kam
• Zum digitalen Klassenbuch WebUntis: Erfahrung einer Lehrkraft: App-Abstürze, lange Ladezeiten, Entschuldigung digital eintragen dauert länger, als einfach ein(e) neben der Fehlstunde zu schreiben: in das System einsteigen, Schüler und Datum auswählen, eventuell den Grund angeben, speichern und schließen
• Ein Nachteil digitaler Klassenbücher kann die Abhängigkeit von technischer Infrastruktur und Internetverbindung sein, was in ländlichen oder unterversorgten Gebieten problematisch sein kann.

Tipps und Hinweise für ein digitales Klassenbuch

• Nutzen steht und fällt mit der Disziplin des Kollegiums: Wenn einzelne Kollegen nie die Anwesenheit kontrollieren und nur unregelmäßig eintragen, entstehen schnell viele offene Stunden, hinter denen der Klassenlehrer herlaufen muss.
• Verwaltungsaufgaben digital zu erledigen, ist längst Standard.
• Datenschutz sehr wichtig: personenbezogene Daten dürfen nur auf einem Endgerät des Dienstherren mit Passwortschutz gespeichert werden
• sukzessive Einführung des elektronischen Klassenbuchs, beispielsweise zuerst nur Anwesenheit und Unterrichtsstoff, zur leichteren Eingewöhnung
• Bei der Implementierung eines digitalen Klassenbuchs sollten Schulen sicherstellen, dass alle Lehrkräfte Zugang zu Schulungen und technischen Informationen haben, um die Software effektiv nutzen zu können.
• Die Einführung eines digitalen Klassenbuchs erfordert eine sorgfältige Planung, einschließlich der Einbindung des schulischen Datenschutzbeauftragten und der Erstellung einer Verfahrensbeschreibung.
• Schulen müssen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter des digitalen Klassenbuchs abschließen, um die datenschutzkonforme Nutzung sicherzustellen.
• Es lassen sich PDF-, CSV- oder Excel-Dateien erzeugen und für jeden Schüler oder Klasse individuell anpassen

Diese Erfahrungsberichte entstammen den folgenden Webseiten:

• Elektronisches Klassenbuch
• Digitales Klassenbuch

Tipps zur Einführung eines digitalen Klassenbuchs

Praktische Tipps zur Einführung eines digitalen Klassenbuchs an Ihrer Schule, um Datenschutz sicher zu stellen und einen reibungslose Einsatz für Lehrkräfte, Schüler und Eltern zu ermöglichen.

Datenschutz

• Die Eltern bzw. Schülerinnen und Schüler sollten über die Einführung des elektronischen Klassenbuchs und der damit in Zusammenhang stehenden Informationsvorgänge unterrichtet werden.
• Die Schule sollte den schulischen Datenschutzbeauftragten bei der Entscheidung über die Einführung eines digitalen Klassenbuchs einbinden.
• Die Nutzung von außereuropäischen Softwareprodukten für digitale Klassenbücher ist datenschutzrechtlich problematisch.
• Die digitale Klassenbuchsoftware sollte eine Verfahrensbeschreibung zur Datenverarbeitung beinhalten.
• Die Verarbeitung von privaten E-Mail-Adressen der Eltern im Zusammenhang mit digitalen Klassenbüchern erfordert eine informierte Einwilligung.
• Zugriffsrechte für Eltern auf digitale Klassenbücher müssen auf die Daten des eigenen Kindes beschränkt sein.

Funktionen schrittweise einführen

• Zuerst nur die wichtigsten Funktionen, wie Klassenbuch mit Anwesenheitskontrolle und Dokumentation von Unterrichtsinhalten einführen
• Später können dann weitere Funktionen wie Kommunikation mit Schülern und Eltern freigeschaltet werden.

Lehrkräfte

• Die Lehrkraft kann zu Beginn des Unterrichts die Anwesenheit und im Laufe der Stunde Einträge wie Hausaufgaben und Lehrstoff eintragen.
• Die Lehrkräfte können über einen Zugriff von zuhause aus im Krankheitsfall Arbeitsaufträge an die vertretende Lehrkraft direkt in die entsprechende Stunde eintragen.
• Die Schule bleibt für die ordnungsgemäße Datenverarbeitung verantwortlich, wenn sie digitale Klassenbuchsoftware einführt.

Datenschutz

Datenschutz ist bei der Einführung eines digitalen Klassenbuchs ein höchst wichtiges Thema. Deshalb werden hier nur Klassenbuch-Tools vorgestellt, die die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO voll umsetzten. Darüber hinaus sollten Sie sich in Ihrem Bundesland genau informieren, ob der Einsatz eines digitalen Klassenbuchs rechtlich erlaubt ist. Und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen.

In der folgenden Liste finden Sie einige Informationen zum Datenschutz in verschiedenen Bundesländern:

Ist ein digitales Klassenbuch rechtlich zulässig? (Beispiel NRW)

Ja, der Einsatz eines digitalen Klassenbuchs ist rechtlich zulässig. Die rechtliche Grundlage bilden die Schulgesetze der Bundesländer in Verbindung mit der DSGVO. In Nordrhein-Westfalen regeln dies § 120 Schulgesetz NRW (SchulG NRW) und die VO-DV I (Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern). Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Revisionssicherheit & Protokollierung: Nachträgliche Änderungen an Fehlzeiten, Notizen oder Noten müssen softwareseitig revisionssicher protokolliert werden, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Eintragung vorgenommen hat.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Abschluss eines AV-Vertrags nach Art. 28 DSGVO mit Serverstandort in Deutschland oder der EU.
• Genehmigung der Schulleitung: Die Schulleitung muss den Einsatz formell genehmigen; die Schulkonferenz ist einzubinden.
• Rechtsgrundlage der Daten: Es dürfen nur Daten verarbeitet werden, die durch das Schulgesetz legitimiert sind (Anwesenheiten, Verspätungen, Noten, Ordnungsmaßnahmen). Private E-Mail-Adressen von Eltern erfordern eine Einwilligung.
• Dienstliche Geräte: Die Nutzung auf privaten Geräten von Lehrkräften ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Schulleitung gestattet.

Quelle: Digitales Klassenbuch

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Niedersachsen

Quellen:

• Hinweise zur Einführung eines digitalen Klassenbuchs
• DSFA Muster- Elektronisches Klassenbuch

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Rheinland-Pfalz

Quelle: Datenschutz in der Schule - FAQ

Welche Daten dürfen in digitalen Klassenbüchern festgehalten werden?

"In Klassenbüchern und Kursbüchern können eingetragen werden: Namen und Geburtsdatum der Schülerinnen und Schüler, Teilnahme an Schulveranstaltungen, Vermerk über unentschuldigtes und entschuldigtes Fernbleiben und über Beurlaubungen, erzieherische Einwirkungen gemäß § 96 Abs. 1, Namen und Anschrift der Eltern, Angaben zur Herstellung des Kontakts in Notfällen."

Bedarf ein elektronisch geführtes Klassenbuch der Zustimmung jedes einzelnen Elternteils?

"Die Schule entscheidet im Rahmen ihres Organisationsermessens darüber, in welcher Form sie das Klassenbuch führt. Einer Einwilligung der Eltern bedarf es aber dann, wenn z. B. deren private E-Mail-Anschriften im Zusammenhang mit der Nutzung benötigt werden."

Schleswig-Holstein

Quelle: Digitales Klassenbuch

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Thüringen

Quelle: Datenschutz in Thüringer Schulen

Dürfen Schulen elektronische Klassen- und Kursbücher einsetzen?

"Ja. Klassen- bzw. Kursbücher sind sowohl papiergebunden wie auch elektronisch als Verarbeitung personenbezogener Daten zu verstehen. Auch in Bezug auf elektronische Klassen- und Kursbücher besteht ein Recht auf Geheimhaltung, Auskunft, Richtigstellung und Löschung. Klassen- bzw. Kursbücher können folgende, zum Teil auch personenbezogene Daten erfassen ..."

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Vertrag zur Auftragsverarbeitung

In der Regel werden die Daten im digitalen Klassenbuch bei dem Software-Anbieter gespeichert. Gemäß der DSGVO muss die Schule hierfür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter abschließen. Dies ist schnell geregelt und alle hier vorgestellten Anbieter bieten hierfür ein Formular an.

Aufbewahrungspflicht: digital und auf Papier?

(Digitale) Klassenbücher dienen vor allem der Unterrichtsdokumentation. Daher sind sie meist für mehrere Jahre - üblich sind hierbei 10 Jahre - aufzubewahren. Jedes Bundesland regelt dabei für sich, wie viele Jahre eine Aufbewahrungspflicht für das digitale Klassenbuch besteht und in welcher Form diese erfolgen muss.

Beispiel: Aufbewahrungspflicht in NRW

Datenschutz-Schule.info erläutert: In NRW beispielsweise bestand bis 2017 zwar die rechtliche Erlaubnis ein Klassenbuch digital zu führen, jedoch musste zusätzlich auch ein analoges Klassenbuch in einer Papierausfertigung geführt werden. Praktisch bedeutete dies, dass das digitale Klassenbuch ausgedruckt und per Hand unterschrieben werden musste. Seit der Veränderung der "Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I)" vom 9. Februar 2017 ist das "zusätzlich in Papierausfertigung" nicht mehr notwendig. Es reicht eine digitale Aufbewahrung des Klassenbuchs.

Dennoch muss in NRW eine Aufbewahrung für 10 Jahre sichergestellt werden. Was passiert jedoch, wenn die Software für das digitale Klassenbuch nach 10 Jahren nicht mehr existiert? Die Lösung ist dabei ein einfacher PDF-Export des Klassenbuchs. Das digitale Klassenbuch kann in einer PDF-Version sehr leicht über 10 Jahre gespeichert werden.

Fazit zur Aufbewahrungspflicht

Erkundigen Sie sich genau bei Ihrem Bundesland, ob es eine Pflicht zur Aufbewahrung des Klassenbuchs in Papierform gibt. Achten Sie außerdem darauf, dass die Software für Ihr digitales Klassenbuch eine einfache Export-Funktion im PDF-Format hat. Mit dieser können Sie entweder das Klassenbuch einfach über viele Jahre digital aufbewahren oder - falls rechtlich vorgegeben - es einfach auf Papier ausdrucken und per Hand unterschreiben.

Die gute Nachricht hierbei ist, dass alle im Vergleich vorgestellten Tools einen PDF-Export des Klassenbuchs ermöglichen.

FAQ

Ist ein digitales Klassenbuch rechtlich zulässig?

Ja, die Nutzung ist in allen Bundesländern zulässig, sofern die Schulleitung zustimmt, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO vorliegt und die landesspezifischen Schulgesetze (wie z. B. § 120 SchulG NRW) eingehalten werden.

Mehr Infos: Rechtliche Zulässigkeit und Datenschutz

Gibt es ein digitales Klassenbuch kostenlos als Freeware?

Dauerhaft kostenlose Vollversionen existieren als Freeware für Schulen aus Datenschutz- und Wartungsgründen praktisch nicht. Schulen können jedoch kostenlose Portale der Bundesländer (wie das Schulportal Hessen) nutzen, von Schulträger-Lizenzen profitieren oder alle 6 Anbieter 3 bis 4 Monate kostenlos testen.

Mehr Infos: Kostenlose Optionen für digitale Klassenbücher

Was ist das beste digitale Klassenbuch?

Das beste digitale Klassenbuch ist dasjenige, das am besten zu den Anforderungen Ihrer Schule passt: WebUntis bietet den größten Funktionsumfang, SWOP bietet maßgeschneiderte Lösungen, EduPage glänzt durch die integrierte Stundenplansoftware. Elternnachricht und Schulmanager Online sind besonders intuitiv, während edjufy durch intelligente Vorschläge die Arbeit vereinfacht.

Mehr Infos: Die besten digitalen Klassenbücher im Test

Was ist ein digitales Klassenbuch?

Ein digitales Klassenbuch ist ein Software-Ersatz für das herkömmliche Papier-Klassenbuch zur Unterrichtsdokumentation. Es ermöglicht die komplette digitale Organisation des Schultags, inklusive Stundenplänen, Vertretungen, Unterrichtsinhalten und der rechtssicheren Anwesenheitserfassung.

Mehr Infos: Wie funktioniert ein digitales Klassenbuch?

Was kostet ein digitales Klassenbuch?

Die Preise variieren stark: WebUntis kostet je nach Größe ca. 2 bis 4 Euro pro Schüler (ca. 999 € bis 2.499 € pro Schuljahr). EduPage startet ab 299 € (Core) bzw. ab 779 € (Standard-Paket), während der Schulmanager Online Festpreise ab 387 € pro Jahr anbietet (bzw. ab 367,65 € mit Mengenrabatt). edjufy verlangt eine Grundgebühr von 588 € plus 1,08 € je Schüler. Alle Anbieter können mindestens 3 Monate kostenlos getestet werden.

Mehr Infos: Kostenvergleich digitaler Klassenbücher

Unter welchen Datenschutz-Bedingungen ist der Einsatz eines digitalen Klassenbuchs in NRW möglich?

In NRW ist der Einsatz zulässig, wenn ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) vorliegt, die Schulleitung den Einsatz genehmigt hat und nur Daten auf Basis des SchulG NRW oder einer Einwilligung verarbeitet werden.

Mehr Infos: Datenschutz bei digitalen Klassenbüchern

Wie lange müssen digitale Klassenbücher aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre. Da Softwarelösungen wechseln können, empfiehlt sich ein jährlicher PDF-Export der Daten. In NRW ist seit 2017 keine zusätzliche Papierausfertigung mehr nötig, sofern die digitale Archivierung sichergestellt ist.

Mehr Infos: Aufbewahrungspflicht und Archivierung

Welche Daten dürfen in Klassenbüchern festgehalten werden?

In Klassenbüchern können unter anderem Namen, Geburtsdaten, Teilnahme an Schulveranstaltungen, Fehlzeiten sowie Kontaktdaten der Eltern für Notfälle gespeichert werden.

Mehr Infos: Welche Daten dürfen im Klassenbuch stehen?

Bedarf ein elektronisch geführtes Klassenbuch der Zustimmung jedes einzelnen Elternteils?

Nein, die Schule entscheidet über die Form der Klassenbuchführung im Rahmen ihres Organisationsermessens. Eine Einwilligung ist jedoch nötig, wenn private E-Mail-Adressen für die Nutzung verarbeitet werden.

Mehr Infos: Zustimmung der Eltern bei digitalen Klassenbüchern

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